Rimborso spese dipendenti: regole e novità sulla tracciabilità

Rivoluzione fiscale per i rimborsi spese di lavoratrici e lavoratori dipendenti nel 2025.

La Legge di Bilancio n. 207/2024 ha introdotto l’obbligo di tracciabilità ai fini della deducibilità delle spese di trasferta ma non solo.

Le novità interessano lavoratrici e lavoratori dipendenti, ma anche autonomi titolari di partita IVA. Ovviamente la novità riguarda anche le aziende.

Pur non cambiando le regole generali relativi alle spese di trasferta deducibili, a partire dal 1° gennaio 2025 la possibilità di beneficiarne è subordinata all’obbligo di pagamento con mezzi tracciabili.

Stesse regole anche ai fini dell’esclusione dal reddito imponibile delle somme rimborsate ai dipendenti.

Ecco un’analisi completa ma sintetica delle regole fiscali e delle condizioni da rispettare.

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Spese di trasferta dipendenti, come funziona la deducibilità dei costi per l’azienda

A disciplinare le regole generali per la deducibilità delle spese di trasferta sostenute dai lavoratori dipendenti e dai collaboratori è l’articolo 95 del TUIR, il testo unico delle imposte sui redditi.

Il comma 3 prevede che le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale sono ammesse in deduzione per le aziende fino ad un importo di 180,76 euro al giorno, elevato a 258,23 euro in caso di trasferte all’estero.

Regole specifiche sono previste in caso di utilizzo di veicoli di proprietà, o di veicoli noleggiati, utilizzati nell’ambito della trasferta.

In tal caso la deducibilità è calcolata prendendo a riferimento le tabelle ACI e nei limiti relativi al costo di percorrenza o tariffe di noleggio previsti per le autovetture con potenza superiore a 17 CV fiscali, o 20 CV per le autovetture con motore diesel.

Rimborsi spese: regole fiscali per i dipendenti

Il trattamento fiscale delle spese di trasferta coinvolge e interessa sia i lavoratori dipendenti che le aziende.

Dal punto di vista generale, si ricorda che per quel che riguarda i dipendenti è necessario distinguere tra le trasferte e missioni all’interno del Comune o fuori dal territorio in cui si trova la sede di lavoro.

Il principale riferimento normativo è contenuto al comma 5, articolo 51 del TUIR, che prevede quanto segue:

“5. Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente lire 90.000 al giorno (46,48 euro), elevate a lire 150.000 (77,47 euro) per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto. In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di lire 30.000 (15,49 euro), elevate a lire 50.000 (25,82 euro) per le trasferte all’estero. Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate, concorrono a formare il reddito.”

La norma distingue quindi:

• le trasferte fuori dal Comune;
• le “trasferte” - ma sarebbe più corretto parlare di “spostamenti” - nel territorio comunale.

Per queste ultime, il rimborso spese riconosciuto dall’azienda concorre interamente alla formazione del reddito, ad esclusione delle spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.

Le trasferte fuori dal Comune in cui ha sede l’attività lavorativa sono invece rimborsabili secondo tre vie:

• rimborso forfettario, con esenzione fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia o 77,46 euro al giorno per le trasferte all’estero. Nessun limite è previsto per i rimborsi relativi alle spese di trasporto e viaggio;
• rimborso misto: in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite di cui sopra è ridotto di un terzo (30,98 euro giornalieri, 51,64 euro per l’estero). Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto (15,49 euro giornalieri, 25,82 euro per le trasferte estero);
• rimborso analitico: non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, fino all’importo massimo giornaliero 15,49 euro, pari a 25,82 euro per le trasferte all’estero.

Come già evidenziato, sono imponibili integralmente i rimborsi per le trasferte effettuate nel territorio comunale, ad eccezione dei rimborsi delle spese di trasporto documentate.

Obbligo di tracciabilità dei rimborsi spese: le novità 2025

Sulle norme che disciplinano la deducibilità per le aziende, così come il trattamento fiscale dei rimborsi per i dipendenti, è intervenuta l’ultima Legge di Bilancio.

Dal 1° gennaio è previsto l’obbligo di tracciabilità ai fini della non imponibilità dei rimborsi spese ai dipendenti e, parimenti, per la deducibilità in favore delle aziende. Stesse regole anche per le spese di rappresentanza.

Con il fine di introdurre un contrasto di interessi tra chi offre servizi e le imprese acquirenti, e nell’ottica di ridurre il fenomeno dell’evasione fiscale da omessa fatturazione, scattano quindi nuove regole sulle modalità di pagamento.

In particolare, con il comma 81, articolo 1 della Legge n. 207/2024, è stato modificato sia l’articolo 51, comma 5 del TUIR relativo alla determinazione del reddito da lavoro dipendente, che l’articolo 95, in materia di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro.

Per quel che riguarda i rimborsi ai dipendenti, a partire dal 1° gennaio 2025 ai fini dell’esclusione delle somme dalla tassazione IRPEF è previsto che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati con autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) debbano essere pagate esclusivamente con mezzi tracciabili.

I rimborsi erogati dall’azienda non concorreranno alla formazione del reddito esclusivamente in caso di pagamento con bonifico bancario o postale, carte di debito, credito, prepagate, assegni bancari o circolari.

L’obbligo di tracciabilità è inoltre introdotto anche ai fini della deducibilità dal reddito per le aziende: le spese di vitto e alloggio, nonché i rimborsi analitici delle spese per viaggio e trasporto con taxi e NCC saranno deducibili solo se pagate con metodi tracciabili, e quindi sempre con bonifici, carte di credito, debito, prepagate o assegni.

La norma introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 fa riferimento agli “altri mezzi di pagamento” previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo n. 241/1997. Ai fini del rispetto dell’obbligo di tracciabilità sono quindi considerati validi i pagamenti effettuati tramite app o istituti di moneta elettronica.

Le spese escluse dall’obbligo di tracciabilità

Dalle novità sopra analizzate si evince che la mancata tracciabilità delle spese di trasferta avrà il duplice effetto di:

• inclusione delle somme rimborsate tra il reddito imponibile, per i lavoratori dipendenti (e quindi obbligo di versamento di IRPEF e contributi);
• impossibilità di deduzione del costo sostenuto per le aziende, anche ai fini IRAP.

Bisogna specificare che le nuove regole applicabili dal 1° gennaio 2025 lasciano fuori le spese sostenute per viaggi e trasporti con autoservizi pubblici di linea, quindi ad esempio autobus, treni o ancora metropolitane.

Tracciabilità obbligatoria anche per le spese dei lavoratori autonomi

Vale la pena specificare che le novità sull’obbligo di tracciabilità interesseranno anche i lavoratori autonomi.

Le spese relative a prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande e le spese per viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, saranno deducibili solo se effettuate con mezzi di pagamento tracciabili.

Deducibilità delle spese di trasferta: resta l’obbligo di documentazione

L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità delle spese, sia per la deducibilità da parte dell’azienda che per l’esclusione dall’imponibilità delle somme per i dipendenti, comporta la necessità di ridefinire le regole interne per la gestione delle trasferte.

L’utilizzo di carte aziendali può agevolare il processo di verifica, ferma restando la necessità di documentazione dei costi.

La Legge di Bilancio 2025 non ha, infatti, modificato le procedure generali previste e resta quindi l’obbligo per i dipendenti di redigere apposite note spese per la documentazione dei costi sostenuti.

All’interno di questo documento dovrà essere indicato il dettaglio delle spese sostenute, allegandovi i relativi giustificativi (ad esempio lo scontrino parlante).