Nota spese dipendenti: redazione e conservazione

Durante lo svolgimento dell’ordinaria attività aziendale capita spesso che lavoratrici e lavoratori dipendenti siano chiamati a svolgere delle trasferte dentro e/o fuori dal Comune in cui si trova la sede aziendale.

Quando ciò accade i lavoratori possono dover sostenere delle spese, necessarie per lo svolgimento dell’attività.

La gestione delle note spese per le trasferte di lavoratori dipendenti, collaboratori e amministratori di società è stata oggetto di molteplici chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate; come ad esempio è avvenuto la datata ma sempre attuale risposta numero 388/2019, dove sono forniti alcuni interessanti chiarimenti operativi sulla corretta modalità di gestione e conservazione dei relativi documenti.

Si tratta di chiarimenti importanti, soprattutto considerando l’avvento della fattura elettronica e dello scontrino elettronico, due novità che hanno rivoluzionato i sistemi amministrativi aziendali e le procedure di conservazione analogica (che ormai sta diventando sempre più residuale) che digitale.

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Nota spese trasferte dipendenti, collaboratori ed amministratori di società: corretta procedura di conservazione. Il quesito alla base della risposta dell’Agenzia delle Entrate

L’istante è una società che si avvale di un elevato numero di dipendenti e professionisti operanti in trasferta, ed in relazione ai quali gestisce un corrispondente numero di note spese.

In particolare, considerando anche l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica, la società istante intende procedere alla dematerializzazione e conservazione sostitutiva delle predette note spese e dei relativi giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE etc.) attraverso uno specifico sistema informatico gestionale.

A questo proposito, con riferimento ai giustificativi di spesa, la società istante chiede di sapere:

a) se siano qualificabili fiscalmente come documenti originali “unici”;
b) se possano essere conservati ai sensi dell’articolo 4, comma 1, del decreto ministeriale 17 giugno 2014;
c) se il relativo processo di conservazione, descritto nella soluzione interpretativa, sia in linea con la normativa di riferimento.

Conservazione nota spese dipendenti, collaboratori ed amministratori di società: ecco la corretta procedura secondo l’Agenzia delle Entrate

Il contribuente istante fornisce le seguenti istruzioni in ordine al corretto assolvimento degli obblighi di gestione e conservazione documenti analogici e digitali ai fini fiscali. Tale procedimento - ove siano però garantiti il rispetto delle norme previste su marca temporale e firma digitale - viene definito corretto da parte dell’Agenzia delle Entrate nella risposta numero 388/2019.

1) Formazione e acquisizione del giustificativo informatico

Il trasfertista (lavoratore dipendente, collaboratore o amministratore di società), previa registrazione sicura al sistema, provvede alla gestione e invio dei giustificativi al centro di controllo acquisendo il documento originale (“unico” o “non unico”) tramite apposita applicazione per smartphone ovvero tramite personal computer.

In dettaglio:

a) formazione e acquisizione della copia per immagine tramite smartphone: il trasfertista scarica sul proprio dispositivo mobile un’applicazione specifica. Compila, quindi, i campi prestabiliti per ciascuna voce di spesa ed acquisisce l’immagine del giustificativo cartaceo, che viene allegata alla voce di spesa corrispondente. Alcuni campi – quali data documento, importo, partita IVA emittente etc. – possono essere riconosciuti ed inseriti automaticamente dall’applicazione al momento dell’acquisizione dell’immagine, di cui viene garantita l’autenticità e inalterabilità.

L’immagine del documento può anche essere inviata come allegato ad un indirizzo mail specifico, previa registrazione e accreditamento della mail del dipendente, senza utilizzare l’applicazione.

Una volta inviato per mail, il documento è acquisito dal sistema in formato .pdf e trasferito in un’apposita “libreria”. Da questo momento, il trasferista non può più modificare il documento, ma solo cancellarlo o associarlo ad una determinata voce di spesa in un’unica nota spese.

b) formazione e acquisizione della copia per immagine tramite personal computer: il trasfertista accede tramite computer ad un sistema on-line – riservato ai dipendenti della società istante – e crea la singola voce di spesa.

A questa potrà associare l’immagine – acquisita tramite scanner – del documento corrispondente, che dovrà soddisfare determinati requisiti (risoluzione, qualità immagine, formato digitale etc.) per poter essere caricata nella libreria. Una volta caricata, l’immagine può essere considerata un documento informatico fiscalmente rilevante ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale, C.A.D.), in quanto il sistema associa il documento al suo autore e ne garantisce l’integrità, l’immodificabilità e la leggibilità.

Anche in questo caso, l’immagine del documento può essere caricata nella libreria come allegato ad una mail inviata tramite computer ad un indirizzo specifico, sempre previa registrazione e accreditamento della mail del dipendente.

2) Formazione, approvazione e controllo della nota spese

Una volta completato il processo di cui sopra, il trasfertista crea a sistema la nota spese la quale, per determinate voci, richiede necessariamente l’allegazione del file immagine del giustificativo corrispondente.

3) Archiviazione dei giustificativi di spesa

A seguito della contabilizzazione e registrazione della nota spese, il sistema attiva il processo di conservazione dei file con le informazioni relative alle note spese ed ai giustificativi.

In dettaglio:

a) raggruppamento dei file informatici con caratteristiche di immodificabilità, integrità e leggibilità, in funzione della successiva archiviazione: il sistema raggruppa le note spese approvate in un pacchetto dati contenente le informazioni necessarie alla creazione del metadato da inviare in conservazione. Da questo momento, le note spese non possono più essere cancellate o modificate.

b) trasmissione del pacchetto dati per la successiva conservazione sostitutiva: una volta trasformato in documento informatico immodificabile, integro e leggibile, il pacchetto dati è trasmesso tramite canale sicuro in una cartella virtuale on-line (su cloud).

4) Conservazione sostitutiva della nota spese compilata da lavoratori dipendenti, collaboratori, professionisti ed amministratori di società

La società istante invia i file con i dati da conservare al responsabile della conservazione. Quest’ultimo identifica i documenti da conservare con l’apposizione di firma digitale e riferimento temporale, al fine di garantire data, integrità e autenticità del documento informatico.

5) Distruzione dei giustificativi analogici

Considerazioni finali sul procedimento visto sin qui:

• i documenti di spesa sono tutti originali “non unici”, la cui dematerializzazione non richiede, pertanto, l’intervento di un pubblico ufficiale;
• il processo di conservazione descritto è conforme alle norme di riferimento; conseguentemente;
• al termine del processo di conservazione sostitutiva, i documenti analogici possono essere distrutti.

Conservazione e gestione fiscale della nota spese per le trasferte dei lavoratori dipendenti: la posizione dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate ritiene valido il procedimento sopra descritto, a patto che i documenti ivi coinvolti siano correttamente oggetto di marca temporale e firma digitale. È ovviamente necessario che tutte le norme previste dal codice civile e dal Cad - Codice dell’amministrazione digitale - siano rispettate.

Nella risposta numero 388/2019 l’Agenzia delle Entrate si sofferma poi sul tema della deducibilità degli importi indicati in nota spese, anche rispetto alle modalità di compilazione delle stesse.

In particolare, la deducibilità dei costi indicati in nota spesa deve essere ovviamente subordinata ai requisiti previsti dal Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR - d.p.r. 917/1986) ovvero:

• inerenza;
• competenza;
• congruità.

In particolare, i giustificativi di spesa – parte integrante delle note cui si riferiscono – sono strumenti necessari al controllo non solo sotto il profilo della certezza della spesa, ma anche dell’inerenza e del rispetto degli ulteriori criteri fissati dal TUIR per la deducibilità dei costi.

Su questo punto, in particolare, l’Agenzia delle Entrate richiama la giurisprudenza di legittimità, secondo cui:

“In tema di imposte sui redditi e con riguardo al reddito di impresa, la semplice produzione di documenti di spesa (nella specie, «note spese» liquidate da una società ai propri dipendenti) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza all’attività di impresa.

A tal riguardo, infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa.

Per provare tale ultimo requisito, non è sufficiente, poi, che la spesa sia stata dall’imprenditore riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa (Sez. 5, Sentenza n. 6650 del 24/03/2006, Rv.588419 - 01) (Cass., ord. n. 11241 del 9 maggio 2017)”

Conservazione analogica e digitale delle note spese e dei giustificativi: chiarimenti dall’Agenzia delle Entrate

Qual è la corretta modalità di conservazione e gestione documentale della nota spese presentata dai lavoratori dipendenti, dai collaboratori e dagli amministratori di società al datore di lavoro/committente? Nella risposta numero 388/2019 ecco un nuovo intervento dell’Agenzia delle Entrate in materia