ODV: il registro dei volontari e il libro dei soci

Le Organizzazioni di Volontariato, ODV, rientrano tra gli Enti del Terzo Settore e sono disciplinate dall’art. 32 del d.lgs 117/2017, per le quali il legislatore ha previsto la necessità di avvalersi in via maggioritaria, per lo svolgimento della loro attività, di volontari.

Tale impostazione è condivisa anche dalle Associazioni di Promozione Sociale che possono avvalersi di volontari o di lavoratori, pur mantenendo la soglia del personale occupato attraverso collaborazioni di subordinazione o para subordinazione al di sotto di una determinata percentuale.

Non sempre la figura del socio coincide con quella del volontario, e la distinzione tra queste due personalità deve essere ben delineata in modo da poter adempiere agli obblighi contabili e gestionali imposti dal legislatore.

Il registro dei volontari nelle ODV

Il legislatore attraverso il nuovo codice del terzo settore ha forgiato una nuova definizione per la figura del volontario, contenuta all’interno dell’articolo 17 comma 2, ove si riscontra che per volontario si intende “una persona che, per sua libera scelta, svolge in favore della comunità e del bene comune, anche per il tramite di un ente del Terzo settore, mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità per promuovere risposte ai bisogni delle persone e delle comunità beneficiarie della sua azione, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, neanche indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà”.

Come abbiamo evidenziato in altre occasioni, l’attività del volontario è gratuita e non può essere remunerata, è solo consentito il rimborso delle spese da essi sostenute per lo svolgimento di attività legate ai fini istituzionali dell’associazione, nel rispetto comunque dei limiti imposti dal legislatore pari a 10 euro giornalieri fino ad un massimo di 150 euro mensili.

La gestione dei volontari prevede alcuni adempimenti di inopinabile attuazione, quale la stipula di polizze assicurative e la tenuta di un apposito registro.

L’art. 17 del d.lgs 117/2017 al comma 1 prevede l’iscrizione in un apposito Registro, dei volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale.

Il contenuto del registro dei volontari

La prima domanda che si pone una ODV, è sicuramente inerente alla definizione di non occasionalità, legata alla frequenza dell’attività svolta dai volontari a favore dell’ente, la quale dovrebbe determinare l’obbligo o meno di iscrizione all’interno del registro appositamente tenuto.

Il volontario deve essere iscritto all’interno del registro nel caso in cui infatti svolge la sua attività in modo non occasionale, ma ad oggi né la legge né la prassi forniscono elementi certi per poter definire il concetto di occasionalità, per questo si ritiene necessario consigliare alle associazioni di annotare tutti i volontari all’interno del registro, ed eventualmente rimuovere durante i periodici aggiornamenti coloro che hanno svolto in maniera sporadica se non una tantum la loro attività.

L’associazione assume difatti un profilo complesso di responsabilità nei confronti dei propri volontari.

Questo la porta a dover redigere il registro dei volontari seguendo particolari indicazioni, al fine di poterlo presentare alla compagnia di assicurazione prescelta come documento comprovante le generalità delle persone per le quali dovranno essere emesse delle specifiche polizze assicurative.

L’art. 18 del d.lgs 117/2017 prevede che "tutti i volontari debbano essere assicurati contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso terzi”, tale obbligo comprende anche coloro che possono essere considerati occasionali, per questo, anche per praticità si consiglia di annotarli comunque all’interno del registro.

I dati che dovranno essere indicati all’interno del Registro sono i seguenti:

• nome e cognome del volontario;
• data e luogo di nascita del volontario;
• indirizzo di residenza del volontario;
• Codice Fiscale;
• data di inizio dell’attività di volontariato presso l’organizzazione;
• data di fine dell’attività di volontariato presso l’organizzazione.

La precisazione dell’arco temporale relativo allo svolgimento dell’attività da parte del volontario è fondamentale in quanto garantisce anche una migliore visione gestionale all’ente, ed una proiezione usufruibile per determinare la quantificazione dell’apporto valoriale di ogni singolo volontario nei confronti dell’ente stesso.

Il registro dei volontari, al fine di esser considerato validamente tenuto deve rispondere alle seguenti caratteristiche:

• dovrà essere redatto in forma cartacea;
• dovrà essere numerato progressivamente in ogni pagina;
• dovrà essere bollato in ogni foglio;
• dovrà inoltre essere vidimato da un pubblico ufficiale (notaio o segretario comunale).

Tali disposizioni prima della riforma erano previste unicamente per le ODV e le APS mentre il CTS ha esteso tale adempimento a tutti gli ETS che si avvalgono di volontari, i quali hanno quindi oggi l’obbligo di tenere l’apposito registro, nelle modalità sopra esposte.

Il libro dei soci

Il libro dei soci pur essendo un registro sicuramente importante per l’organizzazione dell’associazione stessa, non deve assumere una forma predeterminata, può essere infatti di libera gestione dell’ente.

Tale libro può difatti essere tenuto in formato digitale o cartaceo, in base alle preferenze gestionali dell’ente.

Chiaramente esso conterrà i dati sensibili dei soci dell’ente, ma non assumerà valore legale in quanto sui soci non grava nessun obbligo assicurativo.