Registrazione atti con firma elettronica avanzata: regole generali, attenzione particolare

Atti con firma elettronica avanzata, sono da sottoporre a registrazione con il versamento della relativa imposta secondo le regole generali. Un’attenzione particolare, però, deve essere dedicata alle disposizioni del CAD, Codice di Amministrazione Digitale, sulle diverse tipologie di firme che li rendono validi ed efficaci.

Le due questioni, che restano distinte, vengono analizzate dall’Agenzia delle Entrate con la risoluzione numero 23 dell’8 aprile 2021.

Come di consueto, lo spunto per analizzare la normativa di riferimento arriva dall’analisi di un caso pratico.

Registrazione atti con firma elettronica avanzata: regole generali, attenzione particolare

Protagonista è un’agenzia immobiliare che opera solo online e tramite il proprio legale registra contratti preliminari di compravendita in scrittura privata con firma elettronica avanzata, in linea con i requisiti richiesti dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID):

• sicurezza;
• integrità;
• immodificabilità;
• riconducibilità del documento all’autore.

Alla luce di alcune difficoltà tecniche riscontrate, la società rivolge all’Agenzia delle Entrate una domanda diretta: è possibile registrare le scritture private sottoscritte tramite firma elettronica avanzata?

Con la risoluzione numero 23 dell’8 aprile 2021, arriva una risposta affermativa: dal punto di vista tributario si applicano le regole generali, ma ci sono altri aspetti di cui è necessario in ogni caso tenere conto.

“Senza qui entrare nel merito dell’effettiva validità ed efficacia degli atti sottoscritti tramite FEA [...] nel presupposto che la soluzione di FEA adottata dall’istante soddisfi i requisiti previsti dalla normativa per la sua formazione (e, quindi, produca gli effetti di cui all’articolo 20, comma 1-bis, del CAD) la cui dimostrazione di validità non è incombenza dell’Agenzia delle entrate, va qui confermato - per quanto attiene gli aspetti tributari da trattarsi nel presente interpello - che i sopra menzionati atti sono da sottoporre a registrazione con il versamento della relativa imposta secondo le regole generali (cfr. in particolare il d.P.R. n. 131 del 1986)”.

Il documento ricorda, inoltre, che le scritture private oggetto della registrazione sono anche soggette ad imposta di bollo fin dall’origine e sono da assolvere tramite contrassegno, procedendo al versamento ad un intermediario convenzionato, ovvero con la modalità virtuale.

In generale per la registrazione degli atti è necessario rispettare le regole del Codice di Amministrazione Digitale per consentire agli uffici dell’Agenzia delle Entrate di acquisirli nel proprio Sistema di conservazione e garantire integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.

Atti con firma elettronica avanzata, registrazione con regole generali ma attenzione alla validità

Nell’argomentare la sua risposta l’Agenzia delle Entrate, prima di tutto, mette in luce che l’interrogativo posto fa emergere due questioni:

• validità ed efficacia degli atti sottoscritti tramite FEA;
• possibilità di effettuarne la registrazione.

Quando una scrittura privata ha validità ed efficacia? La risposta arriva dall’articolo 20 del Codice di Amministrazione Digitale.

In particolare la scrittura privata, salvo il caso di sottoscrizione autenticata, se basata su documento informativo deve essere sottoscritta con firma elettronica qualificata o con firma digitale.

Gli atti di cui all’articolo 1350, numero 13), del codice civile ovvero gli altri atti specialmente indicati dalla legge redatti su documento informatico o formati attraverso procedimenti informatici devono essere in linea con una delle seguenti modalità:

• essere sottoscritti con firma elettronica avanzata;
• essere sottoscritti con firma qualificata o digitale;
• essere formati con le ulteriori modalità di cui all’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo ovvero previa identificazione informatica del suo autore, con un processo in linea con i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da offrire determinate garanzie:
  • sicurezza, integrità e immodificabilità del documento;
  • in maniera manifesta e inequivoca, riconducibilità all’autore.

Fra gli atti elencati all’articolo 1350 c.c., che “devono farsi per atto pubblico o
per scrittura privata, sotto pena di nullità”, risultano diversi negozi che hanno ad oggetto beni immobili, come i contratti che ne trasferiscono la proprietà, li concedono in locazione ultranovvenale o ne regolano la divisione.

Lo stesso Codice Civile stabilisce che il contratto preliminare è nullo, “se non fatto nella stessa forma che la legge prescrive per il contratto definitivo”.

Seguendo a cascata le regole previste, emerge che è necessario sottoscrivere con firma elettronica qualificata o con firma digitale i contratti preliminari di compravendita immobiliare redatti come documenti informatici.

Nella risoluzione numero 23 del 2021 si legge:

“L’assenza di una delle due tipologie di firme da ultimo citate comporta la nullità del contratto, vizio che, nella normalità dei casi, può essere fatto valere da chiunque vi abbia interesse (cfr. l’articolo 1421 c.c.), ma necessita dell’intervento di un giudice e della relativa sentenza dichiarativa per essere accertato”.

La validità dell’atto, però, non incide sulla possibilità di registrarlo. La nullità o l’annullabilità dell’atto non esclude, infatti, l’obbligo di chiedere la registrazione e di pagare la relativa imposta, permette solo di ottenerne la restituzione “per la parte eccedente la misura fissa, quando l’atto sia dichiarato nullo o annullato, per causa non imputabile alle parti, con sentenza passata in giudicato e non sia suscettibile di ratifica, convalida o conferma”.

In ogni caso l’eventuale declarata invalidità dell’atto per vizio imputabile alle parti, come può essere la sottoscrizione con firme non idonee in base alla tipologia dell’atto, impedisce la restituzione delle somme versate in sede di registrazione.

L’Agenzia delle Entrate, quindi, distingue le due questioni poste:

• sul primo punto, validità ed efficacia degli atti sottoscritti tramite FEA, ribadisce la necessità di seguire le regole per la corretta sottoscrizione degli atti stabilite dal Codice di Amministrazione Digitale;
• sul secondo conferma la possibilità e la necessità di procedere con la registrazione e il versamento della relativa imposta prevista dal DPR numero 131 del 1986.

Tutti i dettagli nel testo integrale della risoluzione numero 23 dell’8 aprile 2021.

Agenzia delle Entrate - Risoluzione numero 23 dell’8 aprile 2021

Registrazione delle scritture private sottoscritte con firma elettronica avanzata (FEA).