Fattura elettronica, come fare? Dai dati obbligatori alle procedure di invio, le istruzioni

Fare una fattura elettronica è un processo che implica diverse considerazioni.

Dalle regole di compilazione alle modalità di l’invio, analizzare come procedere è fondamentale per evitare di incorrere in errori.

Dal punto di vista operativo, la fattura elettronica deve essere compilata inserendovi i dati obbligatori previsti dal DPR IVA: dalla data di emissione, fino ai dati del cedente o prestatore e del cessionario o committente, senza dimenticare le informazioni relative ai beni o servizi oggetto dell’operazione.

Come fare quindi una fattura elettronica? Oltre alle informazioni relative ai dati obbligatori, è bene evidenziare che la compilazione dovrà avvenire mediante software specifici.

L’Agenzia delle Entrate consente di utilizzare specifici servizi gratuiti per predisporre e inviare le e-fatture, ma sono numerose le soluzioni presenti sul mercato che agevolano il processo di fatturazione.

Analizziamo quindi di seguito tutte le regole da conoscere.

Come fare una fattura elettronica: i dati obbligatori

Per capire come procedere per fare una fattura elettronica senza errori è fondamentale partire dalle regole generali in materia di fatturazione delle operazioni.

L’articolo 21 del DPR n. 633/1972, il decreto IVA, stabilisce nello specifico le regole da seguire per la corretta compilazione.

Ogni fattura deve contenere i seguenti dati:

• data di emissione e numero progressivo che consentano di identificare la fattura elettronica senza possibilità di equivoco;
• ragione o denominazione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio del soggetto cedente/prestatore;
• numero di partita IVA del soggetto cedente/prestatore;
• ragione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio del soggetto cessionario/committente;
• indicazione dei servizi offerti/beni ceduti;
• ammontare del totale documento e dell’imposta;
• in caso di nota di addebito o di accredito, riferimento ad eventuale fattura rettificata con indicazioni e sulle specifiche degli elementi soggetti a modifica;
• data in cui è effettuata la cessione di beni o la prestazione di servizi, ovvero data in cui è corrisposto in tutto o in parte il corrispettivo, sempreché tale data sia diversa dalla data di emissione della fattura.

Sono queste alcune informazioni di base da conoscere e che si applicano anche nell’ambito della fattura elettronica che, a differenza di quelle cartacee, presenta come unica differenza la procedura di compilazione digitale e la trasmissione in modalità telematica al SdI, il postino del Fisco.

In alcuni casi è possibile fare fattura in forma semplificata, contenente un numero di informazioni ridotte. I forfettari possono utilizzarle per le operazioni di qualsiasi importo.

Non è però importante conoscere solo le norme, ma anche le regole di prassi fornite dall’Agenzia delle Entrate.

L’importanza del codice destinatario o della PEC

L’avvio della fattura elettronica B2B dal 1° gennaio 2019 è stato accompagnato dalla pubblicazione di numerosi provvedimenti e guide tematiche. Tra le novità che hanno caratterizzato la digitalizzazione del processo di fatturazione, vi è senza dubbio l’introduzione del codice destinatario tra i dati del cliente da compilare.

Si tratta di un codice formato da 7 caratteri alfanumerici, che serve per indicare l’indirizzo al quale recapitare le fatture elettroniche emesse.

A fornire il codice destinatario ai titolari di partita IVA obbligati alla fatturazione elettronica non è l’Agenzia delle Entrate direttamente, bensì la software house prescelta per la fruizione dei servizi di fatturazione elettronica.

Ogni programma gestionale ha un proprio codice identificativo, uguale per tutti i titolari di partita IVA che hanno acquistato il servizio offerto dalle case produttrici private.

In alternativa al codice destinatario, per il corretto recapito delle fatture elettroniche è possibile inserire anche l’indirizzo PEC del cliente.

In assenza di codice destinatario e PEC, la fattura elettronica verrà messa a disposizione nel Cassetto Fiscale del contribuente. Sarà però necessario per il fornitore rilasciare una copia su carta (o da inviare a mezzo email) della fattura trasmessa al SdI, comunicando che l’originale è accessibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

In ogni caso quindi, il SdI effettuerà la consegna seguendo le indicazioni fornite dall’emittente in fase di compilazione.

Come fare per compilare e inviare la fattura elettronica

Dopo l’analisi di alcuni dei passi pratici da compiere per predisporre una fattura elettronica, è bene guardare alle modalità operative per la trasmissione.

Con il lancio delle nuove modalità di fatturazione, l’Agenzia delle Entrate ha predisposto tre strumenti gratuiti:

• un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente di predisporre e inviare i documenti tramite il SdI;
• un software scaricabile sul proprio PC per predisporre e salvare i file delle fatture elettroniche. In questo caso è possibile lavorare al documento anche in assenza di connessione internet, ma è bene ricordare che il documento dovrà poi essere inviato tramite “Fatture e Corrispettivi” o, in alternativa, tramite PEC da inviare all’indirizzo “[email protected]”;
• un’APP, denominata Fatturae, che consente di compilare e inviare le fatture dal proprio smartphone o tablet.

C’è da specificare che, di base, i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate che consentono di fare le fatture elettroniche sono pensati per le partite IVA che emettono un numero ridotto di documenti.

Per gli operatori con operazioni più frequenti è consigliabile dotarsi di software specifici, che consentono di gestire in maniera più agevole tutte le fasi del processo di fatturazione, dalla registrazione alla successiva conservazione a norma.

Attenzione ai tempi per l’invio

Nella gestione del processo di predisposizione e invio delle fatture elettroniche è importante prestare anche ai tempi per l’invio.

Per le fatture elettroniche immediate, l’invio deve avvenire entro il termine di 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. La data indicata nella fattura (campo “Data” del file XML) deve sempre corrispondere a quella in cui è avvenuta la cessione di beni o prestazione di servizi, mentre la data di emissione coincide con il giorno di effettivo invio della fattura elettronica.

Nel caso di possibilità di emettere fattura differita, il termine di invio è fissato al giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Questo è possibile per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da documento di trasporto o da altro documento idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l’operazione, e in caso di più prestazioni di servizi effettuate nello stesso mese nei confronti di un medesimo soggetto.

Stesse regole di cui sopra anche per le autofatture estere.

In caso di invio tardivo della fattura elettronica, è possibile regolarizzare l’omissione versando contestualmente alla trasmissione una sanzione, beneficiando delle riduzioni previste dal ravvedimento operoso.