Spese nelle trasferte di lavoro: le regole per dematerializzazione e conservazione

Quali regole devono essere rispettate per la dematerializzazione e la conservazione digitale dei documenti relativi alle spese delle trasferte di lavoro?

L’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti con la risposta all’interpello numero 142 del 24 giugno, che ha come oggetto i processi relativi a note di spesa e documenti giustificativi.

I documenti devono rispettare le caratteristiche di immodificabilità, integrità e autenticità.

Nei casi di servizi taxi deve essere richiesta la fattura, che può essere conservata nel rispetto delle regole indicate.

Spese nelle trasferte di lavoro: le regole per dematerializzazione e conservazione digitale

Con la risposta all’interpello numero 142 del 24 giugno 2024, l’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti sulle regole relative ai processi di dematerializzazione e conservazione dei documenti relativi alle spese per le trasferte di lavoro.

Lo spunto dei chiarimenti nasce dai quesiti posti dall’istante in merito alle note spese e ai documenti giustificativi, ad esempio nel caso di servizi di trasporto con taxi e pagamenti con carta di credito aziendale.

Agenzia delle Entrate - Risposta all’interpello numero 142 del 24 giugno 2024

Chiarimenti sulle regole relative alla dematerializzazione e alla conservazione digitale delle note spese e dei documenti giustificativi.

L’istante descrive il sistema che ha intenzione di attivare, che tra le altre cose permette la lettura e riscrittura automatica delle informazioni inserite nei documenti e la compilazione, anche questa automatica, di un apposito form.

Attraverso una fotocamera il sistema provvederà all’archiviazione del documento, che non sarà più modificabile dal dipendente.

L’istante chiede se tali procedure rispettano i requisiti per la dematerializzazione e la conservazione dei documenti e, in caso affermativo, se può buttare i documenti cartacei originali.

L’Agenzia delle Entrate fornisce i chiarimenti del caso, dopo aver riepilogato il quadro normativo e i principali riferimenti alla prassi.

In primo luogo si deve fare riferimento alle disposizioni previste dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, il Codice dell’Amministrazione digitale.

Devono essere tenuti da conto anche i decreti attuativi:

• il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 22 febbraio 2013;
• il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013;
• il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014.

Nell’ambito tributario, inoltre, si deve fare riferimento anche alle disposizioni del decreto ministeriale 17 giugno 2014, rubricato come “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

Ogni documento elettronico ha rilevanza fiscale se contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari.

Le caratteristiche da rispettare sono le seguenti:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità.

Nel rispetto di tali requisiti, i documenti originali in formato cartaceo possono essere sostituiti dalle copie informatiche e la procedura può correttamente essere dematerializzata.

Trasferte di lavoro: per le spese relative al taxi deve essere chiesta la fattura

In linea generale i giustificativi allegati alle note spese devono corrispondere nella contabilità dei cedenti o prestatori, che sono tenuti agli adempimenti fiscali.

In questo caso è possibile risalire al contenuto dei documenti attraverso altre scritture o documenti, la cui conservazione è obbligatoria. In questi casi, quindi, non è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale per attestare la conformità all’originale delle copie informatiche.

Come stabilito dall’articolo 22 del CAD:

“La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.”

Le copie così ottenute sostituiscono l’originale e permettono di assolvere agli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

Un ulteriore chiarimento viene fornito in merito ai giustificativi di spese relative al trasporto con taxi.

In questo caso i servizi sono soggetti all’obbligo di fatturazione su richiesta del committente, non oltre il momento di effettuazione dell’operazione.

La fattura è emessa in duplice copia e può essere considerata documento non unico. Dal 1° gennaio 2024 è obbligatoria la fattura elettronica, da emettere tramite il Sistema di Interscambio, SdI.

Il lavoratore in trasferta dovrà quindi chiedere la fattura, che sarà dematerializzata.

A riguardo l’Amministrazione finanziaria sottolinea quanto di seguito riportato:

“Laddove, invece, il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente ad indentificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati.”

Nei casi in cui non sia stata richiesta la fattura, è necessario un ulteriore giustificativo di spesa dal quale si possa individuare i seguenti dati:

• data;
• data;
• nome del prestatore;
• percorso;
• corrispettivo.

Nei casi in cui il giustificativo allegato alle note spese non permette di risalire a un documento con conservazione obbligatoria e sia quindi un documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale, come previsto dall’articolo 4, comma 2, del DM 17 giugno 2014.