Scontrino elettronico, la trasmissione dei corrispettivi: dalla prima alla routine

Scontrino elettronico, come avviene la trasmissione telematica dei corrispettivi? Il flusso passa attraverso il Registratore Telematico che sostituisce la vecchia cassa: il primo invio sancisce la messa in servizio dell’apparecchio e dà il via alle comunicazioni dirette tra operatori e Agenzia delle Entrate.

La rivoluzione digitale del Fisco, in questi mesi, compie un passo avanti: dal 1° luglio 2019 gli operatori con un volume di affari superiore a 400.000 euro, e dal 1° gennaio 2020 tutti gli altri, hanno l’obbligo di adeguarsi alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, che si basa su un dialogo costante con l’amministrazione finanziaria.

Il primo passo per mettersi in regola è dotarsi di un RT, registratore telematico, dotato di un’anima che permette lo scambio di informazioni sulle operazioni effettuate.

Scontrino elettronico, la prima trasmissione dei corrispettivi e la messa in servizio del RT

Per i primi sei mesi di vita dello scontrino elettronico, l’Agenzia delle Entrate ha previsto una via alternativa di trasmissione dei corrispettivi per chi ancora non ha a disposizione un apparecchio in linea con le indicazioni normative.

Si tratta di una misura transitoria, infatti, l’articolo 2, comma 3, del Decreto Legislativo numero 127 del 2015 stabilisce che gli esercenti devono rispettare l’adempimento servendosi di un particolare strumento tecnologico capace di garantire “l’inalterabilità e la sicurezza dei dati”.

Il Registratore Telematico è il cuore del flusso comunicativo con l’Agenzia delle Entrate, che ha inizio con la prima trasmissione dei corrispettivi, determinante per la messa in servizio del dispositivo.

Si tratta di un’operazione cruciale: è nel momento in cui il dispositivo invia la prima volta i dati all’Agenzia delle Entrate che l’apparecchio assume una funzione di registratore telematico e non di semplice cassa, nel senso tradizionale del termine.

Come si legge nelle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate aggiornate a giugno 2019, si tratta di un passaggio diverso, e successivo, rispetto all’attivazione dello strumento: per farlo solitamente si ha bisogno di un tecnico abilitato, ma ci sono anche strumenti che permettono di automatizzare il processo.

La messa in servizio può quindi avvenire:

• nel momento stesso dell’attivazione del Registratore Telematico;
• in un momento successivo, dopo quindi l’attivazione e il censimento dell’apparecchio.

L’operazione, sia automatica sia effettuata manualmente dal tecnico abilitato, renderà il Registratore Telematico in grado di trasmettere i corrispettivi.

Lo status “in servizio” deve comparire anche sul portale web dell’Agenzia delle Entrate Fatture e Corrispettivi. Ad aggiornare le informazioni sull’apparecchio è l’esercente, o un suo delegato.

Scontrino elettronico, come avviene la trasmissione dei dati, la routine del Registratore Telematico

Una volta messo in servizio, il Registratore Telematico sarà predisposto per affrontare la routine dello scontrino elettronico.

Al momento della chiusura giornaliera, grazie all’elaborazione delle informazioni contenute nella memoria permanente di riepilogo, genera un file nel formato xml, e lo sigilla elettronicamente con il certificato dispositivo: a quel punto tutto è pronto per la trasmissione telematica dei dati all’Agenzia delle Entrate.

Secondo le novità del Decreto Crescita, per la trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri si hanno a disposizione 12 giorni, a partire dalla data di effettuazione delle operazioni.

Nulla cambia per quanto riguarda l’obbligo di memorizzazione giornaliera dei dati relativi ai corrispettivi, così come resta invariato il termine per le liquidazioni IVA periodiche.

Tramite un canale cifrato, la trasmissione telematica dei corrispettivi avviene in un orario casuale, nella fascia oraria 00:00-22:00, dell’intervallo di funzionamento del dispositivo.

Contestualmente alla trasmissione del file xml, il Registratore Telematico riceve dal sistema dell’Agenzia delle Entrate l’esito, in questo modo arriva la conferma che è avvenuto il controllo della validità del sigillo e della struttura formale dei file trasmessi.

Esito e file xml generati, con le informazioni sulle operazioni che contiene, vengono conservati all’interno della memoria permanente dell’apparecchio che si utilizza e sono disponibili per una eventuale consultazione.

Solo quando arriva l’esito dell’avvenuta trasmissione dei dati, vuol dire che il ciclo comunicativo con l’Agenzia delle Entrate è completo.