Il registratore di cassa diventa telematico: dalle caratteristiche all’attivazione

Registratore telematico obbligatorio, con l’introduzione dello scontrino elettronico arriva uno strumento, abilitato e certificato per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri, che attiva un filo diretto con il Fisco.

Lo strumento digitale prende il posto del vecchio registratore di cassa e i file pdf fanno concorrenza ai rotolini di carta termica.

L’Agenzia delle Entrate con le specifiche tecniche aggiornate ad aprile 2019 stabilisce caratteristiche, istruzioni e modalità di installazione per prepararsi al nuovo obbligo che sarà introdotto in due tempi:

• dal 1° luglio 2019: per gli operatori IVA con volume d’affari complessivo superiore a 400.000 euro (nell’anno d’imposta 2018);
• dal 1° gennaio 2020: per tutti gli altri soggetti di cui all’articolo 22 del DPR n. 633/1972.

Si apre una nuova fase della rivoluzione digitale del Fisco: dopo le fatture, coinvolge gli scontrini e attiva canali di comunicazione sempre più immediati, e a prova di evasione, tra amministrazione finanziaria e contribuenti.

Registratore telematico obbligatorio per lo scontrino elettronico: che cos’è e come funziona

L’articolo 2, comma 3, del Decreto Legislativo numero 127 del 2015 che regola l’introduzione dello scontrino elettronico obbligatorio stabilisce che memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri:

“sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, compresi quelli che consentono i pagamenti con carta di debito e di credito”.

L’innovazione si basa sulla necessità di creare un dialogo diretto tra Fisco e commercianti: il registratore di cassa telematico (RT) è il canale su cui viaggia la comunicazione.

Tramite questo strumento gli esercenti registrano le operazioni e a fine giornata inviano le informazioni direttamente all’Agenzia delle Entrate.

Come illustrato nel provvedimento numero 182017 del 2016, i registratori di cassa si compongono di elementi hardware e software, fisici e virtuali, destinati a registrare, memorizzare in memorie permanenti e inalterabili, elaborare, sigillare elettronicamente e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input.

Il cuore del nuovo strumento obbligatorio è il modulo fiscale, separato dagli altri moduli, che contiene tra le diverse componenti una memoria provvisoria e una memoria permanente che custodiscono i dati da trasmettere e quelli già trasmessi.

Certificazione e identificazione del registratore telematico

Per procedere all’emissione dello scontrino elettronico, i commercianti possono seguire due strade:

• adeguare il vecchio registratore di cassa con l’introduzione di modifiche hardware e software che devono essere documentate e in linea con le specifiche tecniche dettate dall’Agenzia delle Entrate;
• dotarsi di un registratore telematico prodotto da società accreditate dall’Agenzia delle Entrate.

Nelle specifiche tecniche per i Registratori Telematici aggiornate ad aprile 2019 si legge:

“I fabbricanti devono presentare all’Agenzia delle entrate un’istanza di approvazione dei modelli di Registratori Telematici, corredata, oltre che dalla documentazione prevista dall’art. 4 del D.M. 23 marzo 1983, da certificazione che ne attesti l’affidabilità e la conformità alle caratteristiche tecniche e funzionali definite dal presente provvedimento, rilasciata da Istituti Universitari o dal CNR, con specifiche competenze nel settore, basata sull’esecuzione di attività d’ispezione documentale e di testing funzionale”.

I soggetti obbligati allo scontrino elettronico devono, quindi, avere cura di acquistare un registratore telematico da fabbricanti che operano in linea con i dettami dell’Agenzia delle Entrate.

Ogni registratore telematico certificato ha un suo numero di matricola e logotipo fiscale, contrassegno identificativo di ciascun modello di Registratore Telematico composto dalle sigle RT seguite dal numero di matricola del Registratore, che permettono di identificarlo in maniera univoca.

Registro elettronico obbligatorio: installazione, censimento e attivazione

Per l’installazione e l’attivazione del registratore del Registratore Telematico, bisogna affidarsi a laboratori e tecnici abilitati dall’Agenzia delle entrate.

Lo strumento fisico comunica con il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, dove l’esercente o chi segue l’attivazione del registratore di cassa, come intermediario, deve accreditarsi tramite procedura online.

In fase di attivazione, il tecnico abilitato inserisce nel Registratore Telematico i propri dati identificativi, Codice Fiscale e Partita IVA del laboratorio per il quale lavora, e la partita IVA dell’esercente. Poi tramite l’apparecchio si trasmette la richiesta di attivazione al sistema dell’Agenzia delle Entrate in due fasi:

• invio della richiesta e ricezione del “certificato dispositivo” che vale otto anni, in questo modo l’apparecchio risulta censito;
• richiesta di attivazione con la data di messa in servizio, al termine della procedura lo strumento risulta pronto per essere usato.

Il processo si conclude con la produzione di un QRCODE che viene messo a disposizione dell’esercente sul portale Fatture e Corrispettivi.

Il QRCODE, un codice che ha l’aspetto di un mosaico di pixel bianchi e neri, deve essere esposto sull’apparecchio.

Se i clienti, infatti, vogliono avere informazioni sullo stato del dispositivo possono inquadrarlo con la fotocamera dello smartphone e automaticamente si collegano a una pagina web dell’Agenzia delle Entrate che fornisce dati sull’apparecchio e sul suo funzionamento.

Dopo aver effettuato le operazioni indicate dall’Agenzia delle Entrate, il registratore di cassa è pronto per essere messo in servizio con il primo invio. Può, quindi, memorizzare e trasmettere i corrispettivi giornalieri dell’attività.

Registratore elettronico obbligatorio, previsto un bonus per l’acquisto e per l’adeguamento

Prepararsi al nuovo obbligo dello scontrino elettronico per gli esercenti ha un costo, per questo il Fisco ha deciso di tendergli una mano concedendo un bonus per l’acquisto di nuovi registratori telematici o l’adeguamento di vecchi apparecchi.

Per allineare i vecchi dispositivi alle nuove specifiche tecniche si può ottenere un credito massimo di 50 euro e per l’acquisto fino a un massimo di 250 euro.

Il bonus si può richiedere per le spese sostenute nel 2019 e nel 2020 e si può utilizzare in compensazione, ma bisogna rispettare una condizione fondamentale: il corrispettivo per l’acquisto o l’adattamento dovrà essere pagato esclusivamente con mezzi tracciabili.