RUNTS: organizzazione degli uffici e funzionamento

La riforma del terzo settore introdotta dal d. Lgs 117/2017 era stata fino ad oggi sospesa in un limbo legislativo, in attesa della realizzazione operativa del RUNTS, grazie al decreto legge emanato dal Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, il n. 106/2020, si è iniziato ad intravedere un po’ di luce in un tunnel finora estremamente nebuloso.

Le associazioni che avranno intenzione di entrare a far parte del terzo settore dovranno iscriversi al RUNTS, dopo aver eseguito le modifiche richieste dalla normativa e aver quindi adeguato eventualmente i propri statuti, ma dovranno anche seguire quanto riportato nelle norme previste per il funzionamento stesso del registro.

In una precedente analisi abbiamo evidenziato le varie sezioni, che suddivideranno le varie associazioni all’interno del RUNTS, ed in questa sede invece illustreremo in maniera pratica quale sarà lo schema organizzativo del registro ed il suo funzionamento.

Organizzazione e funzioni degli uffici del RUNTS

L’art. 4 del decreto legge 106/2020 riporta le seguenti parole “presso il Ministero, nonché presso ciascuna Regione e Provincia opera una struttura, rispettivamente denominata (…) “del” RUNTS”.

Questo assunto stabilisce quindi che all’interno del Ministero e in ogni altra pubblica amministrazione, verticalmente ad esso connessa, sarà presente un ufficio al quale spetterà funzioni relative a questioni di tipo gestionale ed organizzativo del Registro Unico.

Gli uffici avranno la responsabilità, a loro affidata secondo il principio di sussidiarietà, di amministrare le associazioni, gestendo eventuali transizioni, iscrizioni e cancellazioni.

L’allegato A del decreto legge 106/2020, riporta gli elementi identificativi che caratterizzano il sistema informatico del RUNTS, attraverso i quali è facile comprendere il suo effettivo funzionamento.

Le funzioni svolte dal RUNTS possono essere macroscopicamente divise in due insiemi:

• Funzioni di Front Office;
• Funzioni di Back Office.

Si rende infatti necessario immaginare il Registro attraverso le molteplici interazioni sociali che genera, esso crea un ponte amministrativo tra le associazioni e la pubblica amministrazione, ma anche tra le associazioni stesse e tra di loro e la comunità che ne beneficia, per questo la sua struttura è estremamente complessa e di elaborato funzionamento.

Le funzioni di Front Office del RUNTS

L’allegato A del decreto 106/2020 configura come Front Office del RUNTS, il portale telematico unico sul territorio nazionale, all’interno del quale gli utenti accreditati possono svolgere le seguenti operazioni:

• predisposizione e invio dell’istanza di iscrizione, di aggiornamento dati, di deposito atti e di cancellazione dal RUNTS;
• trasmissione, attraverso le funzionalità rese dalla scrivania utente, delle eventuali integrazioni richieste dall’Ufficio competente all’ente;
• verifica, attraverso le funzionalità rese dalla scrivania utente, dello stato di avanzamento del procedimento avviato mediante istanza trasmessa al RUNTS.

Al fine di poter beneficiare delle funzioni sopra citate e della consultazione dei documenti è prima necessario che gli utenti effettuino la procedura di accreditamento.

“La procedura di accreditamento, univoca e attivabile su tutto il territorio nazionale, consiste nell’inserimento da parte dell’utente delle proprie generalità in un’apposita sezione del Portale attraverso gli strumenti di autenticazione”.

L’utente dopo essersi accreditato, deve fornirsi di un dispositivo di autenticazione CNS, SPID (almeno di livello 2) o altre tecnologie espressamente consentite dall’ elenco presente in un’apposita sezione informativa del Portale.

L’ente dopo essersi accreditato può accedere nella sezione del Portale chiamata “scrivania utente”, all’interno della quale avrà la possibilità di consultare in tempo reale la lista delle pratiche inviate al RUNTS e accedere al dettaglio di ciascuna istanza inviata nonché, per ognuna di esse di:

• verificare lo stato di avanzamento dell’istruttoria e i contenuti delle richieste integrative;
• trasmettere telematicamente le eventuali integrazioni documentali richieste dall’Ufficio competente.

Un aspetto fondamentale per la corretta procedura di iscrizione dell’ente riguarda la comunicazione dell’indirizzo di PEC, il quale dovrà essere fornito dall’associazione all’atto dell’invio della richiesta di iscrizione al RUNTS e deve essere tenuto costantemente aggiornato ed attivo.

L’indirizzo deve essere riferibile direttamente all’ente o alla Rete associativa alla quale l’ente ha dichiarato di essere affiliato e da cui si fa rappresentare.

Le associazioni che quindi ad oggi non hanno ancora una pec, dovranno richiederla e comunicarla al RUNTS al momento della richiesta di iscrizione.

Le funzioni di Back Office del RUNTS

Le funzioni di Back Office del RUNTS riguardano il personale addetto al suo funzionamento, ed hanno quindi lo scopo di rendere efficiente il processo amministrativo e gestionale interno all’organizzazione del Registro.

In particolare le funzioni di back office sono così sintetizzabili, come riportato dall’allegato A del decreto 106/2020:

• gestione dell’accreditamento del personale degli Uffici del RUNTS e i relativi profili di responsabilità;
• istruire le istanze pervenute;
• gestire le richieste di integrazioni, rettifiche o chiarimenti richiesti agli enti;
• gestire i procedimenti necessari alla tenuta del Registro per la parte di competenza di ciascun Ufficio;
• notificare i provvedimenti di iscrizione nel RUNTS, diniego dell’iscrizione dell’ente e cancellazione dal RUNTS ed ogni altra comunicazione (inclusa quella di respingimento dell’istanza per mancato superamento di un controllo bloccante);
• monitorare lo stato di avanzamento delle istanze pervenute all’Ufficio;
• consultare i dati e le informazioni iscritte nel Registro;
• monitorare le posizioni degli ETS da sottoporre a revisione.

Le funzioni di back e di front office devono quindi essere indissolubilmente interconnesse tra di loro e rese entrambe più efficienti possibile in modo da creare un unico processo amministrativo snello e funzionale.