Registro dei volontari ETS: le nuove regole per la vidimazione

Il volontario è la figura più importante del mondo no profit, è il soggetto che svolge realmente l’attività di interesse generale dell’ente associativo, presta la propria attività in maniera libera e gratuita e per questo rappresenta il fulcro degli Enti del terzo settore.

Gli ETS, così come previsto dall’art. 17 del d.lgs 117/2017 “possono avvalersi di volontari nello svolgimento delle proprie attività e sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale”.

Va specificato che gli enti non commerciali che si avvalevano di volontari per svolgere attività a fini sociali dovevano tenere un registro soggetto all’obbligo di vidimazione per annotare tali soggetti, anche prima della riforma del Terzo settore.

Con il nuovo Codice del Terzo settore tale adempimento è stato maggiormente puntualizzato e normato anche attraverso i decreti ministeriali.

La composizione del Registro dei volontari ETS e l’obbligo di vidimazione

Il Ministero dello Sviluppo Economico con decreto del 6 ottobre 2021 ha stabilito le caratteristiche che il registro dei volontari tenuto dagli Ets dovrebbe avere.

In particolare all’art. 3 del predetto decreto si evince che il registro deve:

• essere numerato progressivamente in ogni pagina;
• bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato;
• contenere nell’ultima pagina la dichiarazione attestante il numero di fogli in esso inseriti.

Sempre all’interno di tale registro è poi possibile istituire una sezione apposita ove si inseriscono i volontari che svolgono la loro attività in modo occasionale.

Nel caso in cui le associazioni dovessero avere la possibilità di utilizzare un sistema telematico di compilazione ed archiviazione che garantisca l’inalterabilità delle scritture e la data in cui sono state effettuate, il registro potrebbe essere tenuto anche in forma digitale.

I dati dei volontari che devono essere iscritti nel registro sono i seguenti:

• codice fiscale del soggetto;
• se non presente il codice fiscale, dovrà essere esplicitata la sua data di nascita, il luogo e le generalità del soggetto;
• la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.

La vidimazione del registro dei volontari ai sensi dell’art. 82 comma 5 del d.lgs 117/2017 e, secondo quanto confermato anche dallarisposta dell’Agenzia delle Entrate numero 333 del 2023, è esente dall’imposta di bollo.

ETS con sedi secondarie: la gestione del registro volontari

Il Ministero del Lavoro con nota 809 del 20 gennaio 2025 ha chiarito i requisiti che le associazioni dovranno rispettare nel caso in cui per motivi di gestione interna dovessero essere obbligate a tenere più di un registro dei volontari, difatti tale documento è nato per essere unico e monitorare in modo omogeneo la categoria delicata dei volontari non occasionali.

Chiaro è che nel caso in cui l’ETS oltre alla sede legale abbia diverse sedi secondarie magari molto lontane fra di loro, potenzialmente in altre regioni, è possibile che a livello organizzativo si renda necessario tenere più di un registro.

In questo caso, però, sarà necessario rispettare le seguenti regole:

• la sua istituzione dovrà essere deliberata dall’organo di amministrazione (organo responsabile nel suo complesso della tenuta del registro dei volontari dell’ente);
• dovranno essere individuate, formalizzate ed adottate dall’ente delle specifiche modalità di tenuta che evitino la duplicazione delle registrazioni riferite alle medesime persone, con conseguente inattendibilità del dato dei volontari computati con riferimento all’ente nel suo complesso;
• dovrà essere individuata espressamente la persona preposta alla tenuta (compilazione e conservazione) del registro di sede secondo le modalità previste;
• le modalità di tenuta del registro di sede dovranno essere previamente rese note alla società assicuratrice affinché questa possa erogare il proprio servizio garantendo tutti i soggetti assicurati;
• dovrà essere garantita la corretta tenuta del registro di sede, e dovrà essere oggetto di verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione.

Inoltre nella sede principale dell’associazione dovranno essere tenute, unitamente al registro dei volontari della sede stessa, copie del frontespizio dei registri secondari con annotati gli estremi di vidimazione e la data di decorrenza degli stessi.