Firma digitale: le istruzioni delle Entrate per i processi verbali dei controlli

La firma digitale può essere utilizzata per la sottoscrizione dei processi verbali che vengono redatti durate e alla fine delle attività di controllo dell’Agenzia delle Entrate.

A stabilire le modalità operative è il provvedimento del 30 settembre 2024 dell’Amministrazione finanziaria.

Il documento di prassi prevede anche situazioni in cui venga apposta sia una firma digitale sia una firma analogica, nel caso in cui il contribuente o il suo delegato non abbiano a disposizione la firma digitale.

Firma digitale: le istruzioni delle Entrate per i processi verbali dei controlli

Con il provvedimento del 30 settembre 2024 l’Agenzia delle Entrate ha stabilito le modalità operative per la sottoscrizione digitale dei processi verbali che sono redatti durante e al termine delle attività di controllo.

Agenzia delle Entrate - Provvedimento del 30 settembre 2024

Modalità e istruzioni per la sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti durante e al termine dei controlli dell’Amministrazione finanziaria.

Il documento di prassi fornisce le istruzioni per l’apposizione della firma digitale da parte del contribuente.

Vengono prese in considerazione, tuttavia, anche le ipotesi di firma mista, sia digitale sia analogica, nei casi in cui il contribuente o un suo delegato non dispongano di una propria firma digitale.

Con il recente provvedimento si attua quanto previsto dall’articolo 38-bis, comma 2, del Dpr n. 600/1973.

La norma stabilisce che i verbalizzanti possono firmare digitalmente i processi verbali e rinvia a dei provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate le regole per l’attuazione.

Il recente provvedimento stabilisce quindi le regole per l’apposizione della firma elettronica sui processi redatti nel corso o al termine delle attività amministrative di controllo fiscale.

I passaggi da seguire sono:

• l’invio del verbale dalla casella di posta istituzionale del personale incaricato del controllo alla email del contribuente, o del delegato, (come indicato nel processo verbale stesso);
• il nuovo invio da parte del contribuente, o delegato, del documento all’indirizzo di posta elettronica del mittente. L’atto deve essere sottoscritto digitalmente in formato Cades - Cms Advanced Electronic Signatures - e il file deve avere un’estensione .p7m;
• la firma digitale del verbale da parte del personale dell’Agenzia delle Entrate, dopo la verifica di assenza di modifiche rispetto alla versione trasmessa;
• il protocollo e l’invio al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici previsti dal Cad. In mancanza di indirizzo PEC da parte del contribuente può essere richiesta la trasmissione del documento all’indirizzo PEC del delegato;
• se il contribuente non è in possesso di un indirizzo PEC presente nei pubblici elenchi, o non richieda la trasmissione del processo verbale al proprio delegato, all’interessato sarà consegnata a mano o con raccomandata con avviso di ricevimento la copia conforme analogica dell’atto (completa del contrassegno elettronico previsto).

Firma digitale e analogica: le istruzioni delle Entrate per la sottoscrizione mista

Oltre al caso di sottoscrizione con firma digitale, sia da parte del contribuente che dell’Agenzia delle Entrate, il provvedimento stabilisce le regole per la sottoscrizione mista.

Tale sottoscrizione avviene nel caso in cui il contribuente, o un suo delegato, non abbia a disposizione una firma digitale.

Nell’ipotesi in questione l’atto deve essere stampato dai verbalizzanti. Successivamente deve essere sottoscritto in forma analogica dall’interessato o dall’incaricato.

Sarà quindi compito della stessa Amministrazione finanziaria la conservazione secondo quanto previsto dalle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” dell’AgID.

Il personale deve produrre una copia informatica del documento analogico, attestandone la conformità. Successivamente devono apporre la firma digitale.

In questo modo il processo verbale diventa un documento originale informatico. Deve quindi essere protocollato e consegnato al contribuente o al delegato, in copia analogica o con contrassegno elettronico.

Un ultimo caso preso in considerazione è quello del contribuente che non è intenzionato a firmare il verbale.

Il rifiuto, e le relative motivazioni, deve essere inserito nel processo verbale, che dovrà essere poi firmato digitalmente. Anche in questo caso il contribuente riceverà il documento, secondo le modalità stabilite dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate.

Nel caso di opposizione alla consegna a mano, dovrà essere spedita una copia tramite raccomandata con avviso di ricevimento al domicilio fiscale del contribuente.

In alternativa la trasmissione del documento informatico originale, con contrassegno elettronico apposto, deve avvenire tramite PEC al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici previsti dal CAD.