PEC, Posta elettronica Certificata: che cos’è e come funziona

Cos’è la PEC, Posta Elettronica Certificata, e come funziona? Si tratta del sistema di comunicazione via mail con valore legale regolato dal Codice di Amministrazione Digitale.

Per fare un paragone con altri strumenti già in uso e che hanno una storia più lunga, potremmo dire che rappresenta il connubio tra la mail ordinaria e la classica raccomandata a/r.

Negli ultimi anni, con i passi avanti sul campo della digitalizzazione, le PEC in Italia stanno guadagnando terreno e non solo le imprese e i professionisti ad averle attivate, ma sempre più anche i cittadini e le cittadine.

14.663.677 sono le caselle PEC attive in Italia, secondo i dati dell’Agenzia per l’Italia Digitale, AgID, aggiornati all’ultimo bimestre del 2022.

Chiunque può avere una casella di posta certificata: di seguito le istruzioni su come attivare una PEC.

PEC, Posta elettronica Certificata: che cos’è e quando si usa

La PEC, infatti, è come una raccomandata con ricevuta di ritorno, che viaggia su canali di comunicazione digitale. Si tratta di una mail a tutti gli effetti, con la differenza che l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC vengono certificati.

Il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata e, con una precisa indicazione temporale, invia la ricevuta di avvenuta, o mancata, consegna del messaggio.

Il Codice di Amministrazione Digitale e, in particolare, l’articolo 48 riconosce alla Pec un valore legale:

La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71.

La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta.

La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida.

Quando si usa la pec? Si tratta di uno strumento utile per le comunicazioni che devono avere valore legale. Si può utilizzare per inviare documenti a enti e Pubbliche Amministrazioni, per partecipare ad avvisi pubblici, per scambiarsi materiali in via ufficiale.

Importante sottolineare che il testo del messaggio ha valore legale, mentre gli allegati possono acquisire lo stesso valore solo se c’è la firma digitale, a chiarirlo la circolare numero 3/2014 della Ragioneria Generale dello Stato.

PEC, Posta elettronica Certificata: come funziona la PEC

Come funziona la PEC e quali sono gli attori in gioco nel sistema?

• il mittente della comunicazione, che prepara il messaggio e gli eventuali allegati, come se scrivesse una semplice mail;
• il gestore della casella PEC di cui il mittente è intestatario, che impacchetta il messaggio preparato dal mittente;
• il destinatario della comunicazione, che deve appoggiarsi a sua volta a un gestore di posta elettronica certificata;
• il gestore della casella di posta elettronica certificata intestata al destinatario che raccoglie e rende disponibile il messaggio al destinatario.

Sia il mittente che il destinatario possono essere privati, pubbliche amministrazioni, imprese, enti, associazioni.

Una casella di posta elettronica certificata può comunicare anche con una casella di posta elettronica ordinaria, ma una volta arrivato a destinazione, il messaggio non genera alcuna ricevuta di accettazione al mittente e viene meno, così, una parte importante del processo.

PEC: chi fornisce le caselle di posta elettronica e quanto costa

Per attivare una casella di posta elettronica certificata, bisogna affidarsi a un gestore abilitato tramite l’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale.

Dal 2017 è operativa la Certification Authority Pubblica AgID, denominata AgID CA1, abilitata ad emettere:

• certificati di firma e di autenticazione per gli attori del circuito PEC;
• certificati per siti web per domini sui quali Agid ha il controllo.

Sul sito dell’Agenzia è presente l’elenco di tutti i gestori di posta che si possono utilizzare per attivare una casella pec.

L’attivazione di un indirizzo pec ha un costo: si parte da circa 5 euro più IVA annuali. Ogni gestore ha un suo tariffario che varia anche in base ai servizi e allo spazio di memoria che mette a disposizione.

Alcuni operatori permettono agli utenti di attivare per i primi mesi un account gratuitamente.

PEC: come attivare una casella di posta certificata

Come attivare una pec? Non c’è bisogno di recarsi in qualche ufficio o di rivolgersi a un addetto. Si tratta di una procedura che si può seguire in autonomia utilizzando semplicemente il computer.

Per attivare una casella di posta elettronica, basta seguire la procedura guidata, non molto diversa da qualsiasi altra registrazione o creazione di casella di posta elettronica.

Scegliere il nome per la casella di posta elettronica

Il sistema, prima di tutto, permette di scegliere il nome della casella desiderato per verificare che non sia utilizzato già da altri e che quindi sia disponibile. Ad esempio: mario.rossi@gestore.it

Registrarsi nel portale del gestore

Il passaggio successivo prevede la registrazione al portale, oltre a nome e cognome, in questa fase è necessario:

• esprimere il consenso dati personali;
• indicare una mail di posta ordinaria.

Successivamente è necessario compilare una sezione con i dati dell’impresa, professionista o persona fisica a cui sarà intestata la casella PEC a cui si è dato il nome nel primo passaggio.

I campi da compilare sono:

• attività - impresa, professionista, privato, pa, associazione di categoria, altro;
• settore - la scelta precedente attiva o meno un ventaglio di possibilità di scelta sul settore;
• ragione sociale;
• codice Fiscale;
• indirizzo;
• mail per recupero dati e per ricevere gli avvisi di attivazione account;
• recapito telefonico.

Infine è necessario esprimere ancora una volta il consenso per il trattamento dei dati personali.

Firmare la richiesta di attivazione

In questa fase la procedura differisce da un semplice account di posta elettronica ordinaria, per la richiesta di attivazione di una casella di posta elettronica certificata è necessaria la firma.

Si può procedere su due vie:

• firmare digitalmente la richiesta di attivazione generata dal portale utilizzando un software apposito;
• stampare, firmare e inviare al gestore tramite fax o e-mail la richiesta di attivazione allegando il documento di identità fronte/retro della persona che presenta la domanda per ottenere una casella pec.

Una volta consegnata la richiesta di attivazione, la casella pec dovrebbe essere attiva entro tre giorni lavorativi. Ma l’attivazione, negli ultimi tempi è diventata molto più rapida.

Per attivare un account e inviare messaggi di posta elettronica certificata è necessario procedere secondo i passaggi appena descritti, che possono variare secondo le specificità del gestore a cui ci si affida.