La conservazione digitale dei registri contabili

La conservazione dei registri contabili tenuti in formato elettronico è ormai una realtà consolidata da molti anni.

Molti di noi ricorderanno ancora con nostalgia i tempi delle stampanti ad aghi o quelle a modulo continuo... Bei tempi o forse no.

Ad ogni modo oggi la corretta conservazione in digitale dei registri contabili viene disciplinate attraverso le regole previste dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Appare opportuno tuttavia fare riferimento anche alla prassi dell’amministrazione finanziaria.

Si pensi, per esempio, ai diversi interventi dell’Agenzia delle Entrate come la datata ma sempre attuale e significativa risposta all’interpello n. 236/2021.

Tenuta e conservazione sono due concetti distinti, ed impongono il rispetto di due procedure differenti.

Ai fini della conservazione sostitutiva a norma, il processo di archiviazione deve inevitabilmente concludersi con l’apposizione della marca temporale e della firma digitale.

È in ogni caso possibile scegliere se porre i documenti in conservazione sostitutiva, secondo le regole previste dal CAD, o procedere alla stampa e all’archiviazione cartacea.

C’è tempo fino al terzo mese successivo alla scadenza della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento.

Conservazione registri elettronici a norma di CAD: le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate

Il caso pratico relativo alle modalità di conservazione dei documenti tenuti in digitale che analizziamo oggi è relativo a una società che, al fine di accedere alle semplificazioni amministrative previste dall’articolo 12-octies del DL n. 34/2019, ha effettuato la tenuta di registri, liquidazioni IVA, registro dei beni ammortizzabili, libro di magazzino e libro giornale in modalità elettronica.

Le semplificazioni di cui sopra consistono nell’esonero dall’obbligo di stampa dei registri contabili in caso di tenuta in formato digitale, a patto che questi siano accessibili e possano essere stampati in caso di controlli.

Ai fini dell’accesso alle semplificazioni previste dal comma 4-quater dell’articolo 7 del decreto-legge 357/1994, la società dovrà tenere aggiornati e memorizzati i dati e registri contabili sui propri sistemi elettronici e negli archivi del proprio software gestionale.

L’intenzione dell’istante è di non procedere alla conservazione sostitutiva mediante l’apposizione di marcatura temporale e firma digitale, bensì di effettuare backup periodici al fine di garantire l’accesso e la stampa dei documenti tenuti digitalmente in caso di controlli e ispezioni.

Una modalità operativa di gestione del processo di conservazione sostitutiva bocciata in toto dall’Agenzia delle Entrate.

Le modalità semplificate di tenuta dei registri non hanno modificato le norme in tema di conservazione, disciplinata dal Decreto Ministeriale 17 giugno 2014.

Immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità sono le caratteristiche della conservazione sostitutiva dei documenti informatici rilevanti a fini fiscali, tra cui (come elencato nella circolare n. 36/E/2006):

• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
• scritture ausiliarie di magazzino;
• registro dei beni ammortizzabili;
• registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto.

Agenzia delle Entrate - risposta all’interpello n. 236 del 9 aprile 2021

Interpello articolo 11, comma 1, lett. a), legge 27 luglio 2000, n. 212 - Tenuta e conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti

Conservazione documenti fiscali digitali a buon fine dopo apposizione marca temporale e firma digitale

Nella risposta all’interpello n. 236/2021, l’Agenzia delle Entrate specifica che ai fini della conservazione sostitutiva a norma dei documenti fiscali è necessario che:

• siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
• siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

Il processo di conservazione dei documenti informatici non può inoltre prescindere dall’apposizione della marca temporale e della firma digitale.

Registri contabili tenuti in formato elettronico, stampa o conservazione a norma

Tenuta e conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali restano concetti ed adempimenti distinti, seppur in continuità.

Se questi consistono in registri tenuti in formato elettronico, l’Agenzia delle Entrate specifica che:

• ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
• entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato d.m. 17 giugno 2014 - e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso d.m. rinvia - laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materiliazzati (stampati) in caso contrario.

È quindi il contribuente a scegliere la via da perseguire, entro la scadenza del terzo mese successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento.