I libri sociali e contabili obbligatori per le associazioni

La corretta tenuta dei libri sociali e contabili obbligatori dell’associazione è affidata al consiglio direttivo.

Molto spesso i regimi fiscali specificatamente dedicati alle associazioni no profit comportano adempimenti fiscali e contabili, da rispettare in versione ridotta, per la corretta gestione dell’ente.

C’è una reale necessità di una rigorosa tenuta dei libri sociali e contabili, rispetto alla natura dell’ente, e soprattutto quali di essi sono obbligatori?
Queste sono le domande che si pongono più frequentemente gli amministratori di una associazione.

Utile in questa sede specificare che ogni associazione, sulla base dell’entità e della natura dell’attività esercitata oltre che della forma assunta per il perseguimento dell’ obiettivo, può avere obblighi diversi riguardo agli adempimenti da effettuare e alle scritture contabili da dover tenere.

Alla luce di queste premesse è utile redigere in questa sede un bignami dei libri e dei registri che tendenzialmente sono considerati obbligatori per tutte le tipologie di associazioni.

I registri e i documenti obbligatori

L’analisi che stiamo affrontando prende in considerazione le associazioni non appartenenti ancora al terzo settore, in quanto l’attuale situazione di limbo, non permette di approfondire ancora l’argomento relativamente al d.lgs 117/2017, parleremo quindi di quanto è richiesto attualmente per le onlus, i circoli, le associazioni sportive o di volontariato, i comitati, e qualsiasi altro ente no profit.

Da un punto di vista prettamente contabile, l’associazione dovrà tenere:

• il registro dell’inventario: all’interno del quale sono elencati e descritti tutti i beni di proprietà dell’associazione, dovranno cioè essere elencati tutti i beni mobili e immobili di un certo valore conferiti all’associazione, acquistati tramite il denaro dell’ente o entrati a far parte in qualsiasi modo del suo patrimonio.

I beni contenuti all’interno del registro, quelli cioè entrati a far parte del patrimonio dell’ente, non potranno mai divenire proprietà dei soci, nemmeno a seguito di scioglimento dell’associazione;

• il rendiconto finanziario, e di cassa sia esso mensile o settimanale, all’interno del quale iscrivere le entrate e le uscite relative all’attività svolta dall’ente, unitamente ai documenti giustificativi di tali poste iscritte nel documento.

• i bilanci annuali, è necessario per l’associazione conservare i bilanci annuali redatti sulla base di quanto riportato all’interno dei rendiconti di cui sopra.

L’art. 148 del tuir impone la corretta tenuta di tali registri contabili al fine di poter mantenere il regime fiscale agevolato che permette alle associazioni la cosiddetta de-commercializzazione delle attività configurabili come istituzionali, in altre parole anche se commerciali direttamente imputabili al raggiungimento dello scopo solidaristico per cui l’associazione è stata creata.

Da un punto di vista gestionale invece, l’associazione dovrà tenere:

• il registro dei verbali del consiglio direttivo, ogni riunione sia essa mensile o settimanale di tale organo deve essere registrata per iscritto a mezzo di un verbale, redatto dal tendenzialmente dal segretario, all’interno del quale vengono riepilogati gli argomenti trattati e le decisioni prese. I verbali dovranno contenere l’ordine del giorno, gli interventi dei presenti, le deliberazioni adottate e le firme dei consiglieri.

• il registro dei verbali dell’Assemblea, tale organo quando si riunisce con cadenza annuale, in caso di necessità, o secondo quanto previsto dallo statuto, dovrà riepilogare gli argomenti e le discussioni affrontate, oltre che le decisioni prese e i risultati delle votazioni effettuate dai soci all’interno di un verbale contenente anche le delibere.

Ultimo ma non per importanza, le associazioni hanno l’obbligo di tenere correttamente un registro per loro fondamentale, il registro dei soci.

Tale documento deve contenere tutti i dati personali dei soci che fanno parte dell’associazione, con i dettagli delle loro informazioni anagrafiche, di dimora e residenza, ed altre peculiarità mutevoli sulla base dell’esigenza informativa dell’ente.

Il registro dei soci contiene le schede personali di tutti i componenti dell’associazione con specificata anche la data in cui sono stati ammessi all’interno dell’ente, e la delibera del consiglio di gestione che ha approvato la loro richiesta, o eventualmente la loro data di recesso.

Non vi sono particolari formalità da seguire per la tenuta dei registri sopra menzionati, l’aspetto fondamentale è che devono sempre essere aggiornati e conservati nei locali in cui è istituita la sede legale dell’associazione al fine di poter essere consultati in qualsiasi momento dietro un’eventuale richiesta.