Come funziona l'assemblea dei soci delle associazioni e quando avviene la convocazione? Rappresenta il momento in cui si manifesta la reale essenza dell'identità propria degli enti no profit, il momento massimo dell'espressione della socialità, alla quale hanno diritto a partecipare tutti coloro che sono iscritti nel libro soci e sono in regola con la quota associativa.
Come funziona e quando avviene la convocazione dell’assemblea delle associazioni? Una prima risposta nell’articolo 20 del codice civile: “L’assemblea delle associazioni deve essere convocata dagli amministratori una volta l’anno per l’approvazione del bilancio”.
Il testo si sofferma sulla periodicità obbligatoria imposta per la convocazione dell’assemblea nelle associazioni, ma oltre a questo assunto prettamente formale, è opportuno vedere tale organo come il più importante per l’esistenza dell’ente e per l’implementazione dello scopo ideale e solidaristico da esso portato avanti.
Per avere tutte le risposte sul tema risulta importante inquadrare da un punto di vista legislativo e formale quali sono le funzioni, i compiti e le metodologie di funzionamento previste per l’assemblea dell’associazione dal legislatore, ma è anche fondamentale contestualizzare il suo reale significato per l’esistenza stessa dell’ente a livello pratico.
Le funzioni dell’assemblea dei soci
L’associazione, come abbiamo sottolineato già in altre occasioni, ha un carattere personalistico molto accentuato. È infatti la figura del socio, e la comunità sociale, il centro di ogni sua attività. Ogni obiettivo dell’ente no profit è strutturalmente organizzato al fine di poter portare un beneficio a tali soggetti.
A fronte della premessa sopra esposta, si rende quindi evidente che il momento più importante della vita associativa è quello in cui i soci si riuniscono ed hanno la possibilità di esprimere il loro giudizio in merito all’andamento dell’associazione a cui appartengono.
L’art. 20 del cc specifica inoltre al comma 2 che “l’assemblea deve essere convocata quando se ne ravvisa la necessità o quando ne è fatta richiesta motivata da almeno un decimo degli associati. In questo ultimo caso, se gli amministratori non vi provvedono, la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale”, questo a sottolineare la centralità tecnica e formale di tale organo, cruciale al fine di poter affrontare ogni tipo di scelta gestionale.
L’assemblea ordinaria svolge le seguenti funzioni:
- l’elezione del Consiglio Direttivo;
- l’approvazione del rendiconto contabile economico-finanziario e della relazione annuale;
- decidere la destinazione dell’avanzo o disavanzo di esercizio;
- approvare il programma annuale delle attività.
Le decisioni prese in occasione dell’assemblea ordinaria sono deliberate seguendo quanto scritto all’interno dell’art. 21 del codice civile, il quale prevede delle maggioranze differenziate a seconda che la delibera venga pronunciata in prima o in seconda convocazione.
“Le deliberazioni dell’assemblea sono prese a maggioranza di voti e con la presenza di almeno la metà degli associati. In seconda convocazione la deliberazione è valida qualunque sia il numero degli intervenuti. Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità gli amministratori non hanno voto”.
Nel caso in cui vi siano particolari decisioni da prendere l’assemblea è convocata in via straordinaria e si occupa di:
- deliberare sulle richieste di modifica dello statuto;
- deliberare sullo scioglimento dell’associazione;
- deliberare sulla nomina del liquidatore.
L’art. 21 comma 2 specifica difatti che in questo caso “per modificare l’atto costitutivo e lo statuto, se in essi non è altrimenti disposto, occorrono la presenza di almeno tre quarti degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti, mentre per deliberare lo scioglimento dell’associazione e la devoluzione del patrimonio occorre il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati”.
Il 2020 ha portato notevoli cambiamenti nella conduzione normale delle assemblee, favorendo l’implementazione di nuove modalità telematiche, più comode e soprattutto smart, prevedendo anche l’adozione di protocolli gestionali adatti alle nuove tecnologie.
La convocazione dell’assemblea
La frequenza adottata per la convocazione delle assemblee nelle associazioni è annuale, o comunque ogni volta che almeno 1/10 dei soci ne faccia espressa richiesta, tale adempimento deve essere formalizzato dal presidente che si occupa della contestuale comunicazione ai soci.
La comunicazione ai soci può essere alternativamente trasmessa a mezzo raccomandata, pec, fax almeno 15 giorni prima dalla data di prima convocazione, ed un avviso dovrà poi essere esposto nelle sede dell’associazione perché tutti possano averne effettiva contezza ed essere quindi in grado di partecipare.
La convocazione notificata ai soci deve preliminarmente contenere:
- l’ordine del giorno;
- la data dell’assemblea;
- l’ora di convocazione;
- luogo di riunione.
Può inoltre indicare anche l’eventuale data prevista per la seconda convocazione.
Il presidente ed il segretario, figure fondamentali nella conduzione delle assemblee dei soci avranno inoltre il compito di presiedere, il primo, la riunione associativa, discutendo i punti dell’ordine del giorno, e chiedendo contestualmente ai soci la loro approvazione e di stilare, il secondo, la delibera contenente le decisioni prese dall’organo assembleare ed il verbale.
Il principio fondamentale da perseguire all’interno di un’associazione è la democraticità, e quindi con essa il rispetto del ruolo dei soci, e l’opportunità che essi devono avere di partecipare ai momenti importanti della vita associativa, per questo l’assemblea è il fulcro dell’essenza associativa, l’assetto efficiente ed efficace del comparto logistico-gestionale dell’ente.
Articolo originale pubblicato su Informazione Fiscale qui: Come funziona l’assemblea delle associazioni?
