Come funziona lo smart working, dagli accordi individuali alle categorie prioritarie

Con la fine dello smart working emergenziale si torna alle regole ordinarie.

Dal 1° aprile è venuto meno anche il diritto a svolgere la prestazione in modalità agile per genitori di under 14 e fragili.

Per poter lavorare da remoto sarà necessario sottoscrivere un accordo individuale tra le parti. I datori di lavoro dovranno inviare al Ministero del Lavoro la relativa comunicazione.

Alcune categorie di lavoratrici e lavoratrici hanno accesso allo smart working in via preferenziale.

Come funziona lo smart working, dagli accordi individuali alle categorie prioritarie

Lo scorso 31 marzo è scaduto il termine previsto per la fine del regime emergenziale che negli ultimi anni ha disciplinato lo smart working.

La scadenza di marzo ha sancito la fine del diritto allo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile anche per ultime categorie di lavoratori e lavoratrici rimaste tutelate, cioè i genitori con figli minori di 14 anni e lavoratori fragili particolarmente esposti al rischio Covid.

Da aprile, dunque, con la scadenza dell’ultima proroga, viene meno il diritto a svolgere la propria attività da remoto senza la necessità di particolari accordi con il datore di lavoro e si torna alle regole ordinarie, quelle previste dal decreto legislativo n. 81 del 2017.

Questo significa che dal 1° aprile, il lavoro agile non è più considerato un diritto dei lavoratori ma semplicemente una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa, che può essere implementata a discrezione delle aziende.

Sia per il settore pubblico, dove da gennaio è in vigore la nuova direttiva in materia, che per quello privato, quindi, sarà possibile farvi ricorso solamente dopo avere stipulato un apposito accordo individuale tra le parti.

Come definito all’articolo 18 del Dlgs n. 81/2017, infatti, il lavoro agile è:

“una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.”

Come funziona l’accordo individuale?

L’accordo individuale (articolo 19 del Dlgs n. 81/2017) deve essere stipulato per iscritto e disciplina l’esecuzione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali, dalle forme di esercizio del potere da parte del datore di lavoro, agli strumenti messi a disposizione del lavoratore.

Inoltre, individua i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

L’accordo può essere a termine oppure a tempo indeterminato e deve essere conservato dal datore di lavoro per i 5 anni successivi alla sottoscrizione.

Il modello da utilizzare è stato fornito dal Ministero del Lavoro in allegato al decreto n. 149 del 22 agosto 2022 che ha recepito le modifiche introdotte dal Decreto Semplificazioni, per cui le comunicazioni telematiche da inviare al Ministero entro i 5 giorni successivi dall’inizio della prestazione o dall’ultimo giorno comunicato prima dell’estensione del periodo si considerano effettuate con la trasmissione, tramite il Portale Servizi, dei nominativi dei lavoratori interessati e la data di inizio e fine del lavoro agile.

Pertanto, non è necessario trasmettere l’intero accordo, fermo restando l’obbligo di stipula.

Con il ritorno dell’accordo individuale e della relativa comunicazione obbligatoria al Ministero, tornano anche le sanzioni per il mancato adempimento.

I datori di lavoro, in caso di mancata comunicazione riceveranno una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Chi può accedere allo smart working in via via prioritaria

Anche con il ritorno delle regole ordinarie, per alcune categorie di lavoratori e lavoratrici resta comunque la possibilità di accedere allo smart working in via prioritaria.

Il Dlgs n. 81/2017, infatti, al comma 3-bis dell’articolo 18, assegna priorità alle domande di lavoro agile avanzate da:

• genitori con figli minori di 12 anni o con disabilità (art. 3 comma 3 della legge 104/1992);
• lavoratori e lavoratrici con disabilità gravi (art. 4 comma 1 della legge 104/1992);
• caregivers.

Il cosiddetto decreto anziani, il decreto legislativo n. 29/2024, poi, ha introdotto la priorità allo svolgimento della prestazione in modalità agile anche per i lavoratori e le lavoratrici con più di 65 anni.

Come previsto dal Dlgs n. 81/2017, chi chiede di lavorare in modalità agile non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito o sottoposto ad altre misure organizzative che comportano effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro.

Se il datore di lavoro si oppone, ostacola o rifiuta la fruizione del lavoro agile, non potrà ottenere la certificazione della parità di genere.

La differenza chiave rispetto al regime emergenziale è che, come detto, la priorità non riconosce il diritto allo smart working. Se l’azienda non prevede il lavoro agile, i lavoratori in questione non potranno pretenderlo. Sarà comunque necessario ricorrere all’accordo individuale tra le parti.