Conservazione dichiarazioni fiscali: la firma elettronica semplice non rispetta i requisiti

La firma elettronica “semplice” non garantisce il rispetto dei requisiti che i documenti informatici di natura fiscale devono possedere fin dalla formazione.

I chiarimenti sulla regole relative alla conservazione delle dichiarazioni fiscali sono stati forniti dall’Agenzia delle Entrate nella consulenza giuridica numero 1 del 30 agosto 2023.

La firma deve essere apposta secondo una delle opzioni previste: firma elettronica qualificata, firma digitale o sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata.

Devono infatti essere rispettati i requisiti stabiliti dalle disposizioni del Dpr 22 luglio 1998 n. 322 e dal Codice dell’Amministrazione digitale.

Conservazione dichiarazioni fiscali: la firma elettronica semplice non rispetta i requisiti

Con la consulenza giuridica numero 1 del 30 agosto 2023, l’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti in merito alla conservazione delle dichiarazioni fiscali.

Tali chiarimenti riguardano la possibilità di utilizzo della “firma elettronica semplice”, chiamata anche debole o leggera.

L’utilizzo di tale firma è escluso dall’Amministrazione finanziaria sulla base del quadro normativo in materia.

Il quesito sulla possibilità di utilizzo è stato posto da un contribuente, che ha descritto i passaggi della procedura:

• comunicazione inviata dagli intermediari abilitati alla clientela, per informare dell’impiego di una piattaforma cloud accessibile tramite link presente in un messaggio di posta elettronica. Tale comunicazione è finalizzata alla consegna telematicamente il modello dichiarativo;
• trasmissione telematica del modello dichiarativo all’Agenzia delle Entrate e pubblicazione entro 30 giorni dal termine nella piattaforma cloud del modello dichiarativo, insieme alla copia della comunicazione dell’Amministrazione finanziaria, relativa alla ricezione del documento;
• trasmissione al contribuente di un messaggio di posta elettronica con il link per accedere all’area riservata della piattaforma cloud di firma, per la sottoscrizione del modello dichiarativo;
• ricezione del messaggio di posta elettronica con il link all’accesso alla piattaforma cloud di firma, consultazione e lettura del modello dichiarativo, generazione della sottoscrizione elettronica del modello dichiarativo tramite digitazione del codice OTP (ricevuto via SMS sul numero di telefonico mobile del contribuente);
• ricezione da parte del contribuente tramite posta elettronica del modello dichiarativo e avvio da parte dell’intermediario abilitato della conservazione digitale del modello dichiarativo sottoscritto e del report generato dal sistema di firma elettronica.

L’Agenzia delle Entrate chiude alla possibilità di utilizzare tale procedura, in quanto non rispetta i requisiti stabiliti dalla legge.

La firma deve infatti avvenire attraverso una delle seguenti modalità:

• firma elettronica qualificata;
• firma digitale;
• sigillo elettronico qualificato;
• firma elettronica avanzata.

Dopo aver riepilogato il quadro normativo di riferimento, la conclusione del documento sottolinea quanto di seguito riportato:

“Dal complesso quadro normativo emerge che in nessun caso una firma elettronica «semplice» (ossia non qualificata, digitale o avanzata), indipendentemente dal processo di sua formazione, può dirsi idonea a garantire i requisiti che i documenti informatici (nativi tali o frutto di copia/dematerializzazione), specie se di natura fiscale, devono possedere sin dal momento della loro formazione.”

Gli unici casi in cui può essere accettata firma elettronica semplice sono quelli in cui tale indicazione è espressa in modo diretto dal legislatore.

Agenzia delle Entrate - Consulenza giuridica numero 1 del 30 agosto 2023

Dichiarazioni fiscali, sottoscrizione e conservazione: non idoneità delle firme elettroniche semplici.

Il nuovo chiarimento si muove sulla linea tracciata dai precedenti documenti di prassi, in particolare:

• la risoluzione n. 23/E dell’8 aprile 2021;
• la risposta n. 217 del 26 aprile 2022.

Conservazione dichiarazioni fiscali: le regole da rispettare

Nel documento di prassi pubblicato dall’Amministrazione finanziaria, a supporto della risposta fornita al contribuente, viene richiamato il quadro normativo di riferimento.

Si deve infatti tenere conto di quanto stabilito dal decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322.

Tra le altre disposizioni, l’articolo 3 prevede che le dichiarazioni siano documenti fiscalmente rilevanti e che la loro conservazione debba avvenire nel rispetto della normativa in vigore:

• il Codice dell’Amministratore digitale, CAD, il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
• il decreto ministeriale 17 giugno 2014, "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto".

Gli obblighi riguardano sia le dichiarazioni dei redditi sia gli altri documenti rilevanti ai fini tributari trasmessi dagli intermediari abilitati all’Agenzia delle Entrate.

L’articolo 1 del decreto ministeriale 17 giugno 2014, stabilisce quanto di seguito riportato:

“Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica.”

Il secondo comma prevede, tra le caratteristiche dei documenti informatici:

• l’immodificabilità;
• l’integrità;
• l’autenticità;
• la leggibilità.

La conservazione dei documenti informatici deve inoltre rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e le regole tecniche e le norme tributarie relative alla corretta tenuta della contabilità.

Per la conservazione dei documenti informatici deve essere prevista l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Nel caso di generazione di copie informatiche, le stesse devono essere firmate digitalmente con le modalità indicate in precedenza.

La “previa identificazione informatica del suo autore” deve infatti rispettare i requisiti fissati dall’AgID.

Sulla base delle linee guida stabilite sono diverse le modalità che permettono la formazione di un documento informatico:

• creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui all’allegato 2;
• acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supportoinformatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di undocumento analogico, acquisizione della copia informatica di un documentoanalogico;
• memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delleinformazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazionetelematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente
• generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di datio registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a piùsoggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata informa statica. Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco epersistente.

Per ciascuna delle modalità devono essere utilizzate le opzioni di firma digitale già indicate.