Rimborsi chilometrici dipendenti: istruzioni e calcolo

Rimborsi chilometrici dipendenti, per il calcolo dell’indennità è necessario conoscere il tipo di veicolo utilizzato e i chilometri percorsi. Le istruzioni a riguardo possono essere modificate in sede di contrattazione individuale o aziendale ma è consigliabile fare ricorso alle tabelle Aci.

Il rimborso chilometrico non è ricompreso all’interno di una materia unitaria. Va infatti sottolineato come la disciplina che regolamenta questo tipo di indennità può essere rintracciata sia nella normativa per il reddito d’impresa, sia nelle norme sul reddito da lavoro dipendente.

Il quadro di riferimento risulta essere quello tracciato dagli articoli 51 e 95 comma 3 del TUIR unitamente alla circolare n. 326/E del 1997. Ecco di seguito le informazioni utili per il calcolo dei rimborsi chilometrici dipendenti.

Rimborsi chilometrici dipendenti: istruzioni e calcolo

Per rimborso chilometrico si intende l’indennità percepita dal dipendente in relazione ai costi che derivano dall’utilizzo del veicolo di cui ci si è serviti per raggiungere il luogo di lavoro. Nel rimborso rientra di diritto l’esborso relativo all’utilizzo diretto del mezzo di locomozione, in primo luogo quindi il carburante.

Tali costi vengono detti proporzionali e si riferiscono alle spese, dirette o indirette, che il dipendente deve sostenere mediamente. Le tabelle Aci permettono di calcolarne il costo medio per chilometro sulla base del quale determinare il rimborso chilometrico effettivo

Non rientrano necessariamente nel suo computo i costi non proporzionali che, seppur afferenti in via generale al trasferimento sul luogo di lavoro, non sono direttamente riconducibili all’effettivo uso della vettura. Sono compresi in questa tipologia i parcheggi, bollo e assicurazione dal momento che non dipendono dai chilometri percorsi.

Le istruzioni per il calcolo dell’indennità proporzionali sono commisurate ad alcuni parametri. Devono infatti essere tenuti in considerazione dall’impresa i chilometri del tragitto, il tipo di veicolo utilizzato dal dipendente e il costo per chilometro di viaggio attribuibile al mezzo di cui ci si è serviti.

Rimborsi chilometrici dipendenti: calcolo con tabelle Aci

Per il calcolo del rimborso chilometrico analitico è possibile fare riferimento alle tabelle ACI 2017, che vengono aggiornate due volte l’anno e che contengono tutte le istruzioni necessarie per determinare l’importo.

Al loro interno è presente un elenco di vetture tra le quali rintracciare quella utilizzata dal dipendente e necessaria per il calcolo chilometrico. L’elenco della tabella Aci dettaglia marca, modello e serie del veicolo, oltre a specificare il costo chilometrico e il fringe benefit.

Per eseguire il calcolo del rimborso chilometrico per dipendenti è possibile utilizzare il calcolatore Aci.

Se il rimborso è calcolato in base al calcolo Aci non concorre a determinare il reddito da parte del dipendente ed è quindi esente da imposizione e deducibile nei limiti di potenza indicati dalla legislazione.

Rimborsi chilometrici: tassazione

Per quanto riguarda il regime fiscale delle indennità chilometrica si devono considerare due casi distinti:

• se la trasferta è avvenuta all’interno del Comune (indipendentemente dalla sua grandezza) in cui è situata la sede di lavoro i rimborsi sono soggetti a tassazione in quanto concorrono a formare reddito (Tuir, art. 51, c. 3);
• se la trasferta è avvenuta in un Comune diverso da quello in cui è ubicata la sede di lavoro i rimborsi sono esenti da imposizione, sempre che l’ammontare dell’indennità sia calcolato sulla base delle tabelle Aci.

È necessario inoltre conservare la documentazione che attesti i dati utilizzati nel calcolo del rimborso chilometrico. Non è richiesta inoltre da parte del datore di lavoro il rilascio di un’autorizzazione preventiva per la trasferta.

La tassazione del rimborso chilometrico può dare adito a dubbi nei casi in cui il dipendente parta per la trasferta dalla propria residenza e non dal luogo di lavoro. In questo caso il parere dell’Agenzia delle Entrate del 30 ottobre 2015 ha disposto che:

nell’ipotesi in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR.

Rimborso chilometrico dipendenti: limiti per la spesa deducibile

Le indennità chilometriche in materia di deducibilità sono normate dall’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi. Il comma 3, nello specifico, determina i limiti in relazione alla potenza degli autoveicoli utilizzati per la trasferta.

Nella norma viene specificato inoltre che i costi deducibili sono relativi sia ai costi per l’utilizzo dell’autoveicolo di proprietà, sia alla tariffa per il noleggio di una vettura. La spesa deducibile in questi casi risulta limitata alla potenza di:

• 17 cavalli fiscali (ovvero fino a 1643,3 di cilindrata) se viene si fa uso di motore a benzina,

• 20 cavalli fiscali (ovvero fino a 2080,1 di cilindrata) se in presenza di motore diesel