Documenti contabili non ritirati senza nuove istruzioni

La modifica all’articolo 35 del Dpr numero 633 del 1972, con l’introduzione del comma 3 bis, ha risolto in parte i problemi derivanti dall’inerzia del contribuente sulla comunicazione del luogo e del soggetto tenutario.

Ricordiamo, infatti, che quest’ultimo rappresenta la figura formalmente tenuta alla trasmissione delle informazioni: nessuna disposizione prevede obblighi di comunicazione all’Agenzia delle Entrate in capo al terzo depositario, nel caso in cui cessi il rapporto di consulenza e vengano consegnate al contribuente le scritture contabili.

Per effetto della disposizione contenuta nel decreto legislativo numero 1 del 2024, come precisa il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 198619/2024 pubblicato il 17 Aprile scorso, “sarà possibile trasmettere anche le comunicazioni di cessazione di incarico avvenute dal 13 gennaio 2024, data di entrata in vigore della disposizione normativa”.

Tralasciando le perplessità riferite a tale limitazione temporale, restano normativamente irrisolti i casi in cui, per ragioni non imputabili al depositario, le scritture contabili non sono state restituite.

Documenti contabili: le ultime novità

Il punto di partenza è il comma 3 bis inserito nell’articolo 35 del Dpr numero 633 del 1972:

“Nel caso di variazione del luogo in cui sono tenuti e conservati i libri, i registri, le scritture e i documenti di cui alla lettera d) del comma 2, se il contribuente ha affidato a terzi l’incarico di tenuta e conservazione dei predetti libri e documenti e non provvede, in caso di cessazione del relativo incarico, alla presentazione della dichiarazione di cui al comma 3, nei successivi sessanta giorni dalla scadenza del termine ivi previsto il depositario avvisa il contribuente, mediante posta elettronica certificata o lettera raccomandata con avviso di ricevimento, che comunicherà all’Agenzia delle entrate la cessazione dell’incarico. Il depositario, assolto l’onere comunicativo di cui al precedente periodo, entro i medesimi sessanta giorni provvede all’invio di tale comunicazione all’Agenzia delle entrate”.

Di fatto introduce un nuovo adempimento obbligatorio dal 14 gennaio 2024 in capo all’ex depositario delle scritture contabili che dovrà verificare l’invio della comunicazione da parte del contribuente entro 30 giorni dalla cessazione del rapporto.

In caso di mancata trasmissione:

• entro 60 giorni dovrà comunicare al suo ex cliente che comunicherà la cessazione dell’incarico;
• nello stesso termine dovrà inviare la comunicazione preannunciata di cui allo stesso comma 3 bis.

Documenti contabili non restituiti senza nuove istruzioni

La predetta norma regola e pone fine ai problemi derivanti dall’inerzia del cliente nel caso dei documenti regolarmente restituiti, ma laddove questi siano rimasti ancora in possesso dell’ormai ex consulente come bisogna procedere?

Questa condizione può realizzarsi nei seguenti casi:

• estinzione del soggetto giuridico;
• decesso del contribuente persona fisica, in assenza di eredi;
• inerzia e/o irreperibilità degli stessi.

Sono situazioni particolari ma non così rare, come potrebbe apparire. Il soggetto depositario non per sua volontà, oltre alle eventuali azioni in sede civile, potrà fare riferimento alla ormai datata risoluzione dell’Agenzia delle Entrate numero 65/E del 14 giugno 2011 che ha fornito le indicazioni utilizzate fino ad oggi, prima dell’approvazione del Dlgs numero 1 del 2024 nel caso di documenti restituiti, e che resta tutt’ora valida per le parti non ancora normate.

Il documento di prassi, infatti, pone espressamente soluzione al caso disponendo che
“il depositario può presentare analoga comunicazione nel caso in cui sia stato impossibilitato a restituire le scritture contabili al contribuente, indicandone la motivazione”.

La comunicazione dovrà essere inviata all’ufficio dell’Agenzia delle Entrate, territorialmente competente sulla base del domicilio fiscale del contribuente.

Restano aperti i risvolti di carattere civilistico derivanti dalla detenzione non negoziata di beni quali appunto i documenti contabili da parte del depositario, ma questo è un altro tema che potremo affrontare in altra occasione.