Creare un team di lavoro perfetto: soluzioni innovative per aumentare l’efficienza

Collaborazione e condivisione di obiettivi e strategie sono alcune delle caratteristiche del lavoro in team.

Nel gruppo di lavoro ciascuna persona contribuisce al perseguimento dei risultati attesi con le proprie conoscenze e competenze. È importante una buona coordinazione delle diverse attività, ma anche condividere insieme le prospettive, stabilire obiettivi e risultati così come criteri e indicatori utili per valutare i progressi raggiunti.

La comunicazione è importante, ma è altresì fondamentale dotare il team di lavoro degli strumenti giusti per organizzare le attività in maniera coordinata e integrata. Bitrix24 permette di gestire nel modo migliore dipendenti e collaboratori, favorendo la crescita e il successo del proprio business.

Creare il team di lavoro perfetto: le strategie per migliorare l’organizzazione del gruppo

Il lavoro in team presuppone innanzitutto la condivisione dell’obiettivo da raggiungere. Per una buona organizzazione è quindi fondamentale stabilire chiaramente dove si sta andando e le strategie da mettere in campo per perseguire i risultati attesi.

Serve quindi una buona comunicazione e condivisione di intenti, ma è altresì necessario avere e mettere a disposizione dei dipendenti e dei collaboratori chiamati a fornire il proprio supporto gli strumenti giusti.

In un’epoca in cui la tecnologia è entrata a far parte della routine lavorativa di tutte le aziende, non si può quindi che partire dall’individuazione di strumenti tecnologici che agevolano la gestione del lavoro singolo e di squadra.

Bitrix24 è in tal senso una delle soluzioni più innovative presenti sul mercato, che mette a disposizione un’ampia scelta di strumenti per la gestione degli incarichi, così come per la comunicazione all’interno del team, per la pianificazione del lavoro e per il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti.

Con le funzionalità di Gestione HR e automazione dei flussi di lavoro, Bitrix24 consente di ottimizzare le attività di coordinamento di team composti da 5, 50, 500 o 5.000 persone, grazie ad una soluzione scalabile che consente di automatizzare le operazioni di routine e semplificare le attività, favorendo così l’efficienza e l’organizzazione dei tempi di lavoro.

Gestire i dipendenti che lavorano in team è centrale per ottimizzare il lavoro di coordinamento. Bitrix24 consente di raccogliere persone, strumenti e informazioni nel modo più intuitivo. Inoltre, il CRM e le funzionalità di chat, videochiamate, archiviazione di file e documenti online permettono all’intero team di comunicare in maniera agevole e all’interno di un’unica piattaforma.

HR e automazione: così Bitrix24 rende più agevole l’organizzazione del lavoro in team

L’organizzazione è fondamentale per rendere produttivo il proprio team di lavoro. La soluzione di Bitrix24 per HR e automazione consente di gestire in maniera ottimale i dipendenti della propria impresa: tramite un unico spazio è possibile inserire i dati di clienti e dipendenti, così come strumenti e informazioni aziendali, di modo da potervi accedere in modo pratico e intuitivo.

È possibile, ad esempio, creare profili specifici per ciascun dipendente, un’interfaccia che consente a ciascun membro del team di presentarsi e mettere a disposizione le proprie informazioni di base (nome, età, posizione e contatti). Questa funzionalità agevola le successive attività di ricerca e assegnazione di incarichi, così come la gestione di calendari e attività da svolgere.

Bitrix24 diventa uno strumento indispensabile per l’imprenditore che vuole gestire al meglio i carichi di lavoro e le attività da svolgere. Tramite le funzionalità messe a propria disposizione, è possibile tenere traccia del tempo impiegato dai dipendenti per svolgere gli incarichi affidati, valutare il loro coinvolgimento nei progetti e pianificare gli orari di lavoro.

In particolare, Bitrix24 consente di gestire tempi di lavoro, priorità, orari di ingresso, uscita, così come giorni di lavoro settimanali e turni del team, consentendo ai singoli dipendenti di utilizzare l’orologio online per avviare o terminare la giornata lavorativa e impostare le pause direttamente dal proprio telefono o computer. I dati sono costantemente aggiornati e aggregati, così da consentire la giusta supervisione e rendicontazione mensile.

Rapporti di lavoro personalizzabili per i membri del team

Bitrix24 consente di lavorare anche sulle prestazioni dei dipendenti. Gli strumenti messi a disposizione nel software consentono di ottimizzare l’efficienza dei dipendenti, considerando:

• tempi dedicati ai singoli incarichi;
• verifica delle scadenze;
• monitoraggio della produttività;
• prestazioni dei dipendenti.

È evidente che si tratta di funzionalità fondamentali per chi si occupa di coordinare un team di lavoro, che permettono di monitorare e misurare le prestazioni del singolo e capire quindi dove eventualmente intervenire per superare criticità e difficoltà.

Bitrix24 consente di ottenere vari report di lavoro da parte dei membri del team:

• Rapporti standard: giornalieri, settimanali e mensili, che è possibile accettare o respingere, così come scrivere commenti e note e valutare le prestazioni dei dipendenti assegnando punteggi al loro lavoro;
• Rapporti personalizzati: sia per i reparti che per i singoli dipendenti, con campi personalizzati.

I report possono inoltre essere automatizzati, di modo che si ripetano giornalmente, ogni settimana o mese.

Queste funzionalità, oltre a consentire di monitorare e analizzare le prestazioni di lavoro di ogni componente del team di lavoro, rappresentano un valido strumento anche per la comunicazione di feedback e osservazioni sulle attività svolte. L’obiettivo è di garantire una gestione ottimale dei dipendenti e del lavoro complessivo da portare a termine.

Automazione dei processi aziendali: gestione ottimale dei flussi di lavoro

Ottimizzare i tempi è altrettanto importante. Si sa: gestire un gruppo di lavoro è un’attività che può richiedere risorse importanti, ed è per questo che risulta centrale poter contare su processi automatizzati, soprattutto per le operazioni di routine che non necessitano di supporto costante.

Bitrix24 semplifica i flussi di lavoro, per incrementare l’efficienza e fare più cose in meno tempo. Dall’approvazione di documenti, alle richieste di acquisto e elaborazione di note spese, è possibile risparmiare fino all’80% del tempo sulle attività di routine.

I flussi di lavoro automatizzati di Bitrix24 possono essere utilizzati per fare avanzare un documento tra le diverse fasi di approvazione, assegnare incarichi, inviare e-mail o notificare una scadenza.

Grazie al servizio Gestione dei flussi di lavoro, è sufficiente elencare tutte le fasi che un documento deve attraversare, selezionare le azioni necessarie e indicare la persona responsabile. Non è necessario saper scrivere codici o conoscere aspetti tecnici.

Il monitoraggio e la supervisione diventano facili e veloci: tutte le attività relative a un processo vengono salvate e archiviate in un’unica dashboard, così non è necessario aprire tutte le fasi di un processo per vedere i dettagli e la cronologia.

Non da meno, grazie all’Automazione Smart Process (SPA) Bitrix24 consente di creare degli scenari di lavoro, creare e automatizzare le entità necessarie per la gestione delle attività lavorative (elenchi di fornitori, funnel di vendita, registro di documenti). La configurazione è facile e intuitiva ed è possibile scegliere diverse tipologie di modelli, personalizzabili sulla base delle proprie esigenze.

Automatizzare determinati processi di routine tramite regole e trigger permette di risparmiare molto tempo e riduce il rischio di errori.

Per il lavoro in team servono anche strumenti di comunicazione adeguati

Non basta però solo monitorare le prestazioni dei propri dipendenti, ma anche fornire loro gli strumenti più adeguati per poter lavorare in team.

Il programma di coinvolgimento dei dipendenti di Bitrix24 contribuisce a facilitare le comunicazioni, crea un ambiente di lavoro collaborativo e positivo. Il Feed permette a tutti di leggere e prestare attenzione alle notizie aziendali e del team, vedere gli annunci, partecipare a sondaggi e discussioni nei commenti oppure condividere un post con determinati membri del team o con l’intera azienda.

“Mi piace” e reazioni, personalizzazioni, annunci video e sondaggi contribuiscono a creare un ambiente di condivisione e scambio, favorendo il coinvolgimento e potenziando la cultura aziendale.

Per agevolare la comunicazione interna, il software di Bitrix24 mette a disposizione una chat, per discutere questioni di lavoro e condividere informazioni importanti con il team, e consente di organizzare riunioni online personalizzate per più di 100 partecipanti.

Bitrix24 può trasformarsi nello spazio online ideale per diffondere le conoscenze dell’azienda: in un’unica piattaforma è possibile archiviare tutte le informazioni dell’attività, tramite le knowledge base, aggiungere progetti, condividere istruzioni operative, checklist o manuali. Gli accessi ai documenti online possono essere personalizzati, con la garanzia di sicurezza circa gli accessi alle diverse informazioni messe a disposizione di una parte o di tutto il team di lavoro.

Una serie di funzionalità centrali per l’organizzazione del lavoro di gruppo, potenziate dall’Intelligenza Artificiale: l’assistente IA CoPilot può scrivere un annuncio, rispondere a un commento, proporre un’idea o persino suggerire critiche costruttive. Dal proprio computer, o da mobile, Bitrix24 è quindi il partner ideale per chi vuole creare un ambiente di lavoro coinvolgente, efficiente e produttivo.