Incassi e pagamenti: perché e come gestirli con un software di fatturazione

La gestione di incassi e pagamenti è centrale per chi esercita un’attività d’impresa.

Dalle attività più piccole a quelle più strutturate, il flusso delle entrate e delle uscite necessita di essere costantemente monitorato.

Si tratta di un aspetto fondamentale che, oltre a consentire di misurare l’andamento del proprio business, è alla base anche delle scelte di investimento e del rapporto con clienti e fornitori.

Il monitoraggio di entrate e uscite consente di valutare lo stato di salute della propria attività ed è bene adottare soluzioni tecnologiche che consentano di ottimizzare le varie fasi sin dal processo di fatturazione.

Una breve disamina del perché bisogna prestare attenzione a questo aspetto e delle strategie da adottare per mantenere il controllo del cash flow aziendale.

Incassi e pagamenti come misura della salute dell’impresa

Partiamo dalle definizioni: quando si parla della gestione di incassi e pagamenti si fa riferimento al processo che, nel corso di tutta l’attività d’impresa, consente di monitorare e controllare le entrate dell’azienda (gli incassi) e le uscite di cassa (i pagamenti).

Già da queste prime righe dovrebbe emergere chiaramente il motivo per cui si parla di un’attività centrale, per la quale è fondamentale dotarsi di specifici software di gestione incassi e pagamenti, come Fatture in Cloud.

Una gestione ottimale di incassi e pagamenti, già a partire dalla fase di emissione e ricezione delle fatture, permette di avere un quadro chiaro e costantemente aggiornato dell’andamento finanziario della propria attività.

Guardare ai conti è fondamentale per un’impresa. Avere ben chiara la situazione della liquidità aziendale consente non solo di monitorare lo stato attuale, ma anche di prevenire eventuali momenti di criticità e programmare spese e investimenti futuri.

Consente, ad esempio, di sapere qual è la liquidità a propria disposizione in un determinato momento, e quindi le possibilità concrete di sostenere spese impreviste o effettuare investimenti, ma anche di gestire il rapporto con i propri clienti e affrontare problematiche come ritardi negli incassi o mancato rispetto delle scadenze previste.

Se volessimo riassumere per punti perché è bene prestare attenzione al flusso di incassi e pagamenti, potremmo dire che questo serve per:

• monitorare la liquidità aziendale;
• prendere decisioni strategiche;
• effettuare o programmare investimenti;
• gestire eventuali situazioni debitorie o creditorie.

Non si tratta quindi di un’attività finalizzata solo a sapere quali sono state le entrate e le uscite di un determinato periodo, ma serve per gestire e programmare al meglio anche le spese funzionali alla crescita aziendale e il rapporto con clienti e fornitori.

Su quest’ultimo punto, basti pensare a quanto sia importante poter monitorare le scadenze dei pagamenti, sia quelli da effettuare che quelli in proprio favore. Solo mediante una gestione puntuale e capillare è possibile prestare attenzione a ritardi che potrebbero condizionare la stabilità dell’azienda.

Come controllare il flusso di incassi e pagamenti? Si parte dalla scelta di un buon software

Una gestione ottimale del flusso di incassi e pagamenti consente quindi di prevenire e affrontare situazioni di crisi, mantenere relazioni solide con fornitori e clienti, e ottimizzare il flusso delle uscite sia sul fronte delle spese da sostenere che dal punto di vista fiscale.

Quali sono le best practices dal punto di vista operativo e cosa bisogna fare per poter monitorare costantemente il flusso di entrate e uscite?

Ovviamente, il punto di partenza è rappresentato dalla gestione puntuale e tempestiva di tutte le operazioni. Che si tratti di pagamenti da fare o somme da ricevere, è bene dotarsi di strumenti che siano in grado di fotografare costantemente l’impatto di crediti e debiti nel tempo e, conseguentemente, del conto delle somme dovute e di quelle da incassare.

Ogni transazione finanziaria dovrà essere registrata in maniera precisa e dettagliata, così da avere un quadro completo della situazione.

Fondamentale è poi la fase di controllo mediante la riconciliazione bancaria, analizzando quindi periodicamente i movimenti bancari con le registrazioni contabili, ma anche la successiva fase di analisi, per misurare la salute finanziaria dell’azienda, e la fase di previsione, per stimare l’andamento futuro dell’attività e intraprendere le scelte più adatte anche sul fronte degli investimenti da porre in essere.

Quando si parla di gestione di incassi e pagamenti non si fa quindi solo riferimento ad un elenco di entrate e uscite, ma di un monitoraggio capillare, continuo e che, in prospettiva, è alla base anche della crescita del proprio business.

È evidente che il primo passo necessario è dotarsi degli strumenti giusti.

Un aspetto centrale è relativo alla scelta di un software che, a partire dalle procedure di fatturazione, consenta di registrare in automatico le scadenze dei pagamenti dovuti e degli incassi attesi, effettuare solleciti in automatico in caso di ritardi e semplificare le procedure anche sul fronte degli obblighi e degli adempimenti in materia di contabilità.

Fatture in Cloud, software per la gestione di incassi e pagamenti completo, sicuro e automatizzato

Con Fatture in Cloud puoi gestire incassi e pagamenti in maniera semplice, veloce e sicura.

Per monitorare il flusso di entrate e uscite, Fatture in Cloud mette a disposizione un pratico scadenzario all’interno del quale si inseriscono, in automatico, le fatture in entrata e in uscita non ancora saldate, così come i modelli F24 da pagare. Le scadenze più imminenti vengono visualizzate all’interno della pagina principale, per evitare ritardi e avere sempre sotto controllo i pagamenti da effettuare.

Nello scadenzario personalizzabile sarà possibile aggiungere le proprie scadenze personali e ricorrenti, come le bollette bimestrali, l’assicurazione auto o le consegne importanti.

Tramite Fatture in Cloud è inoltre possibile inviare rapidamente solleciti di pagamento delle fatture, anche in maniera automatizzata, utilizzando moduli precompilati e da completare in base ai dati del cliente. Anche i solleciti potranno essere personalizzati: si può scegliere quali documenti sollecitare o limitare l’invio a specifici pagamenti (sulla base, ad esempio, dell’importo delle fatture).

L’invito al cliente di pagare in tempo si affianca alla semplificazione delle procedure di accredito: grazie all’integrazione tra Fatture in Cloud e TS Pay, la piattaforma dei servizi di incasso e pagamenti digitali erogati da TeamSystem Payments, è possibile inserire un bottone in fattura per consentire al cliente di pagare in modo semplice e sicuro, con carta di credito, carta di debito o tramite PayPal. Una volta completato il pagamento, la fattura viene in automatico registrata come saldata, senza ulteriori adempimenti.

L’integrazione consente anche di semplificare le operazioni di pagamento da effettuare ai propri fornitori, consentendo di disporre bonifici in maniera veloce e sicura, senza necessità di accedere al proprio conto corrente. Una volta collegato il proprio conto, negli acquisti e nelle scadenze verrà inserito un bottone per il pagamento.

Si tratta di funzionalità che rendono più immediata la gestione delle procedure di incasso, così come quelle di pagamento, e che si legano alle successive operazioni di registrazione e controllo.

Entrate e uscite possono essere ordinate e monitorate senza sforzi inutili, grazie al software Prima Nota Online che si compila in automatico con fatture registrate, pagamenti incassati, note di credito, corrispettivi, ricevute e modelli F24.

Questo consente di tenere traccia di tutti i movimenti, anche su singoli conti, filtrare e analizzare le transazioni per competenza o per l’esame complessivo della liquidità aziendale.

La riconciliazione bancaria automatica consente poi di allineare le fatture ai movimenti bancari in un istante.

Collegando il conto (o i conti) a Fatture in Cloud tramite TS Pay, si può importare in automatico l’estratto conto e per ogni movimento il software suggerisce il documento al quale collegarlo, scegliendo tra le fatture in entrata e in uscita, le ricevute attive e le note di credito. Confermata la riconciliazione, il movimento si crea in automatico in prima nota.

In conclusione, Fatture in Cloud garantisce la possibilità di gestire in maniera efficace tutto il flusso di incassi e pagamenti, consentendo di avere tutti i dati sempre aggiornati e a propria disposizione. Il tutto a garanzia della salute finanziaria della propria attività e per una pianificazione capillare del proprio business.