Contratti di lavoro: gli obblighi informativi in caso di utilizzo di sistemi automatizzati

Contratti di lavoro: quali sono gli obblighi informativi per i datori di lavoro in caso di utilizzo di sistemi automatizzati?

Come stabilito dal nuovo Decreto Trasparenza, al lavoratore devono essere forniti tutti i chiarimenti necessari nel caso in cui le modalità di svolgimento della prestazione siano organizzate tramite l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Sono ad esempio gli algoritmi che determinano l’assegnazione dei compiti o i sistemi di monitoraggio, così come i sistemi di geolocalizzazione.

Il Ministero del Lavoro ha fornito alcuni chiarimenti nella circolare n. 19 dello scorso 20 settembre, distinguendo tra sistemi finalizzati a prendere decisioni relative al rapporto di lavoro e sistemi che incidono sulla sorveglianza e sulla valutazione dei lavoratori.

L’obbligo informativo, invece, viene meno in caso di sistemi per la rilevazione delle presenze.

I datori di lavoro dovranno anche aggiornare e adeguare le informative sulla privacy da fornire ai lavoratori, dove sono specificati in modo chiaro tutti i dati raccolti e la finalità del trattamento.

Contratti di lavoro: quali sono gli obblighi informativi in caso di utilizzo di sistemi automatizzati

Tra le nuove disposizioni introdotte dal Decreto Trasparenza in materia di contratti di lavoro, c’è l’obbligo per i datori di lavoro di informare i dipendenti in modo chiaro e dettagliato riguardo l’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati.

Come si legge nel testo del decreto, infatti, bisogna comunicare al lavoratore tutti i chiarimenti necessari nel caso in cui le modalità di esecuzione della prestazione siano organizzate tramite l’utilizzo di sistemi automatizzati che forniscono indicazioni:

• ai fini dell’assunzione o del conferimento dell’incarico;
• sulla gestione o termine del rapporto di lavoro;
• sull’assegnazione di compiti o mansioni;
• riguardo la sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

In generale sono gli strumenti che attraverso l’attività di raccolta dati ed elaborazione riescono a generare decisioni automatizzate.

In questo caso, oltre a tutte le altre informazioni obbligatorie, i datori di lavoro devono fornire al lavoratore:

• gli aspetti del rapporto di lavoro sui quali incide l’utilizzo dei sistemi automatizzati;
• gli scopi e le finalità di tali sistemi;
• la logica e il loro funzionamento
• le categorie di dati e i parametri principali utilizzati per programmare o addestrare i sistemi;
• le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, gli eventuali processi di correzione e il responsabile del sistema di gestione della qualità;
• il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza dei sistemi, e le metriche utilizzate per misurare tali parametri e gli impatti potenzialmente discriminatori delle metriche stesse.

Il Ministero del Lavoro ha fornito alcuni chiarimenti nella circolare n. 19, pubblicata lo scorso 20 settembre, specificando due ipotesi distinte, per cui i sistemi decisionali o di monitoraggio:

• sono finalizzati a realizzare un procedimento decisionale in grado di incidere sul rapporto di lavoro;
• incidono sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

Si tratta ad esempio degli algoritmi utilizzati per determinare in automatico l’assegnazione di mansioni (come ad esempio nel caso dei rider e degli altri lavoratori su piattaforme digitali), sistemi di geolocalizzazione oppure di sistemi che forniscono valutazioni sull’attività del lavoratore.

Ministero del Lavoro - Circolare n. 19 del 20 settembre 2022

Decreto legislativo 27 giugno 2022, n. 104 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1152 del Parlamento europeo e del Consiglio del 20 giugno 2019, relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili nell’Unione europea.

Contratti di lavoro e utilizzo di sistemi automatizzati, quando è obbligatoria l’informativa

Il Decreto Trasparenza prevede che il datore di lavoro sia obbligato a fornire l’informativa quando la vita lavorativa del dipendente, o comunque un suo aspetto rilevante, è affidata all’attività decisionale di sistemi automatizzati.

Il Ministero del Lavoro specifica come sia obbligatorio fornire tutti i dettagli e chiarimenti nei seguenti casi:

• assunzione o conferimento dell’incarico tramite l’utilizzo di chatbots durante il colloquio;
• profilazione automatizzata dei candidati e screening dei curricula;
• utilizzo di software per il riconoscimento emotivo e test psicoattitudinali;
• utilizzo di analisi statistiche, strumenti di data analytics o machine learning per la gestione o cessazione del rapporto di lavoro con assegnazione o revoca automatizzata di compiti, mansioni o turni, definizione dell’orario di lavoro, analisi di produttività, determinazione della retribuzione, promozioni, ecc.

Non sarà necessario procedere con l’informativa, invece, nel caso in cui il datore di lavoro utilizzi sistemi automatizzati per la rilevazione delle presenze in ingresso e in uscita e in generale nel caso di sistemi a cui non sussegue una decisone datoriale interamente automatizzata.

In sostanza, secondo l’interpretazione del Ministero, il datore di lavoro è obbligato a fornire l’informativa quando l’intervento umano nel processo decisionale è puramente accessorio.

Nel caso di sistemi automatizzati che incidono su sorveglianza, valutazione o prestazioni dei lavoratori, l’obbligo di informazione riguarda anche i dispositivi utilizzati, come ad esempio tablet, dispositivi digitali e wearables, geolocalizzatori ecc.

I sistemi automatizzati possono mettere a rischio la privacy dei lavoratori se non controllati adeguatamente

I datori di lavoro, inoltre, devono aggiornare e integrare l’informativa sulla privacy da consegnare al lavoratore, relativa al trattamento dei dati personali e sulla finalità della raccolta.

Come sottolineato nel convegno organizzato il 5 ottobre 2022 dall’Ispettorato del Lavoro e dal Garante della Privacy con la collaborazione dell’Università degli Studi di Roma Tre, però, le nuove tecnologie e i nuovi strumenti che sono utilizzati ad esempio per il controllo e per la vigilanza di una corretta organizzazione del sistema produttivo spesso raccolgono dati relativi a tutti gli aspetti del rapporto di lavoro, per i quali sono previste specifiche autorizzazioni.

I dati raccolti in questo modo restano comunque utilizzabili, a discapito del lavoratore, anche se ottenuti per altri fini legittimi. La raccolta di informazioni nello svolgimento dell’adempimento lavorativo, infatti, non ha bisogno di particolari autorizzazioni, oltre alla comunicazione iniziale fornita al lavoratore.

I sistemi automatici dovrebbero comportare, pertanto, una maggiore responsabilizzazione dell’impresa, che deve adottare misure appropriate e verificare i dati raccolti dall’algoritmo.