Il registro dei volontari: tutte le novità per gli ETS

Il codice del terzo settore ha esteso l’obbligo di tenuta di un “registro volontari” a tutti gli enti del terzo settore che si avvalgono di tale figura, rendendo la sua tenuta in linea con le nuove previsioni normative e con le moderne modalità di conservazione ed archiviazione dei documenti.

Il decreto del Ministro dell’Industria, del commercio e dell’artigianato del 14 febbraio 1992 prevedeva difatti l’obbligo di tenuta di un apposito registro vidimato da un pubblico ufficiale, quale un notaio o un segretario comunale, ove le ODV, Organizzazioni di Volontariato, dovevano annotare i dati dei volontari che svolgevano la loro attività all’interno dell’ente considerato, al fine di poter esibire tali dati personali alle compagnie assicurative responsabili della copertura degli stessi soggetti contro danni e malattie.

Il codice del terzo settore prima e il decreto del Ministero dello Sviluppo economico di concerto con il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali pubblicato lo scorso 6 ottobre, dopo, hanno semplificato ma allo stesso tempo chiarito e dettagliato tale obbligo, espandendolo anche a tutte le altre tipologie di enti.

Il registro dei volontari: tenuta e conservazione

Come prima evidenziato l’obbligo di tenuta di uno specifico registro ove dover contenere i dati sensibili di tutti i volontari dell’associazione nasce con il decreto del Ministro dell’Industria, del commercio e dell’artigianato del 14 febbraio 1992, il codice del terzo setto ha quindi mantenuto tale adempimento rendendolo più versatile ed estendendolo a tutte le tipologie di enti che usufruiscono dell’attività dei volontari per portare avanti le proprie attività sociali.

Nello specifico l’art. 17 comma 1 del d.lgs 117/2017 prevede che “gli enti del Terzo settore possono avvalersi di volontari nello svolgimento delle proprie attività e sono tenuti a iscrivere in un apposito registro i volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale”.

Da quanto si evince dall’art. 17 è quindi possibile suddividere i volontari in due categorie:

• coloro che svolgono l’attività di volontario in modo continuativo;
• quelli invece configurabili come occasionali.

Il codice del terzo settore prevede quindi l’obbligo specifico di dover annotare nel registro i nominativi di coloro che svolgono tale attività in modo non occasionale, cosa diversa è però prevista ai fini assicurativi.

A tal proposito è bene citare anche l’art. 18 del d.lgs 117/2017 il quale espone che “gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi”.

Ai fini quindi dell’assicurazione obbligatoria non vengono fatte distinzioni sulla base della frequenza della prestazione dell’attività del volontario, ogni persona infatti che si appresta a svolgere un’attività ai fini sociali per l’associazione considerata deve essere assicurata. Si rende quindi necessario prevedere una sezione speciale del registro ove sarà opportuno annotare i dati anche dei volontari definibili come

“occasionali” in modo da poterli comunicare alla compagnia assicurativa.

Registro dei volontari: la forma e il contenuto

Il registro dei volontari, come previsto dal decreto del 14 febbraio 1992, era ed è rimasto uno dei libri sociali più importanti, per il quale è previsto l’obbligo di vidimazione da parte di un pubblico ministero tra cui un notaio o il segretario comunale.

Il decreto interministeriale del 6 ottobre 2021 ha previsto le seguenti modifiche rispetto a quanto precedentemente richiesto dal decreto del 1992:

• il registro dei volontari potrà essere tenuto anche in modalità telematica a patto che il software utilizzato non permetta la modifica di quanto già preventivamente iscritto, garantendo così l’integrità temporale e formale del documento;
• in caso di modifiche su registro cartaceo non è obbligatorio “barrare” e “firmare” la parte oggetto di variazione.

Si rende comunque fondamentale tenere costantemente aggiornato il registro in modo che i dati comunicati alla compagnia assicurativa siano sempre in ordine e coerenti con la realtà.

Il registro dovrà contenere i seguenti dati:

• codice fiscale;
• il luogo e la data di nascita;
• la residenza;
• la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che devono corrispondere alla data di iscrizione e cancellazione della persona nel registro.

Sarà quindi opportuno suddividere il registro in due sezioni, una ove sarà elencati i volontari non occasionali ed una invece speciale dove dovranno essere indicati i volontari considerabili come occasionali.

Obblighi assicurativi: tipologie di polizze

Il registro dei volontari riveste un’importanza cruciale soprattutto ai fini di una corretta copertura assicurativa oltre che coerente organizzazione sociale dell’ente.

L’art. 18 del d.lgs. 117/2017, come sopra richiamato, prevede che “gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari devono assicurarli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi”.

Le polizze assicurative stipulate in favore dei volontari devono quindi coprirli per:

• infortuni;
• malattie connesse allo svolgimento dell’attività;
• responsabilità civile verso terzi.

Il decreto ministeriale 6 ottobre 2021 ha previsto poi la possibilità di prevedere per gli enti non commerciali del terzo settore, polizze di tipo “collettivo”, plasmate in modo da garantire la massima trasparenza delle condizioni e l’assenza di discriminazioni nell’accesso dei volontari alla tutela assicurativa.

Tali tipologie di polizze offrono condizioni vantaggiose sia per le associazioni contraenti che per i volontari beneficiari, facendo spesso però distinzioni tra volontari occasionali e non, per la definizione delle quali è opportuno tenere efficientemente traccia delle attivazioni e delle cessazioni delle prestazioni di tali soggetti a favore degli enti considerati in modo da non lasciare mai scoperto a livello assicurativo nessun soggetto.