Nota spese e giustificativi extra UE: istruzioni per la conservazione

Nota spese e giustificativi: le modalità di conservazione cambiano in base alla natura del documento. Quando provengono da paesi extra UE devono essere considerati come originali unici.

Lo spunto per fare luce sulla questione arriva dall’analisi di un caso pratico che vede come protagonista una società che gestisce un elevato numero di note spese dei dipendenti, e ha intenzione di adottare un sistema di conservazione più informatizzato e tecnologico, che comporti la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, nonché la relativa distruzione.

Nota spese e giustificativi extra UE: istruzioni per la conservazione

La società si rivolge all’Agenzia delle Entrate con due quesiti:

• a) in base all’articolo 39, comma 3 del Dpr n. 633/1972, le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-Ue, in qualità di giustificativi, oggetto di nota spese si possono considerare documenti originali non unici?
• b) se non è possibile stabilire a priori la qualifica di documenti originali non unici, si può effettuare la verifica per ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato extra-Ue dal cui proviene l’atto?

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito la sua posizione su entrambi i punti in passato, in particolare tramite la risposta all’interpello numero 417 del 17 ottobre 2019.

Nel testo si legge:

“Qualora i giustificativi, allegati alle note spesa, siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità - tanto astratta, quanto concreta - di ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.

Ciò, a maggior ragione, quando l’originale analogico del documento nelle mani del soggetto italiano venga distrutto (come indicato dall’istante) a seguito del procedimento ipotizzato.

Le considerazioni svolte comportano che debba darsi risposta negativa al quesito formulato dall’istante sub a) e positiva, nei limiti di quanto osservato sugli Stati con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, per quello sub b)”.

Nota spese e giustificativi extra UE: diversa conservazione per documenti originali unici e non unici

Per comprendere pienamente, sul piano operativo, le istruzioni fornite dall’Amministrazione finanziaria è necessario distinguere le due tipologie di documenti e le conseguenze che hanno sulla modalità di conservazione:

• documenti originali non unici, ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del Codice dell’Amministrazione Digitale, laddove si definiscono tali i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico;
• documenti originali unici, si tratta del giustificativo allegato alla nota spese che non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. In questi casi la conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.

Quest’ultima regola vale anche per i giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale ovvero non è assicurato un effettivo scambio di informazioni, uno dei paesi della “white list” o quelli che prevedono un adeguato scambio di informazioni tramite una convenzione per evitare la doppia imposizione sul reddito, uno specifico accordo internazionale o con cui trovano applicazione disposizioni comunitarie in materia di assistenza amministrativa.

Questi documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall’ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.

In chiusura, è necessario richiamare le caratteristiche che qualunque documento informatico con rilevanza fiscale, vale a dire che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese che devono essere poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, deve avere in ogni caso: immodificabilità, integrità ed autenticità.

Agenzia delle Entrate - Risposta all’interpello numero 417 del 17 ottobre 2019

Interpello articolo 11, comma 1, lett. a), legge 27 luglio 2000, n.212 - Note spese e relativi giustificativi.