Nota spese dipendenti: la conservazione cartacea

La gestione delle note spese dei lavoratori dipendenti suscita sempre qualche dubbio nelle aziende.

Si va dalla valutazione sull’opportunità o meno di gestire i documenti su un archivio digitale oppure sull’opportunità di raccogliere le firme.

In questo approfondimento vogliamo soffermarci sulla possibilità della conservazione cartacea anche per i documenti digitali.

Si viene a creare, così, un doppio binario: le aziende che documentano le trasferte dei lavoratori possono tenere un piede nell’innovazione e uno nella tradizione.

Nota spese dipendenti, per i documenti digitali è ammessa la conservazione cartacea

Il caso pratico che analizziamo oggi vede come protagonista un gruppo di società che vorrebbe procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, con la conservazione esclusivamente in formato elettronico.

La procedura di generazione e conservazione delle note spese e dei relativi
giustificativi è articolata in cinque fasi:

• il giustificativo di spesa viene acquisito come documento informatico;
• il dipendente, identificato in modo univoco, accede al portale dedicato alle trasferte e crea la nota spese informatica, con i relativi giustificativi precedentemente acquisiti;
• poi si passa all’approvazione e l’autorizzazione da parte del responsabile dell’azienda;
• il responsabile esegue i controlli formali e di merito della documentazione inserita nel sistema informativo;
• la nota spese creata all’interno del sistema informativo, approvata e per la quale è stato effettuato il pagamento in busta paga al dipendente, viene conservata elettronicamente unitamente ai relativi documenti giustificativi.

Il gruppo si è rivolto attraverso un interpello all’Agenzia delle Entrate per verificare:

• che il sistema delineato per la dematerializzazione e conservazione delle note spese e giustificativi dei dipendenti in trasferta sia in linea con gli standard previsti;
• e che, una volta terminato il processo, possa distruggere i documenti cartacei.

Con la risposta all’interpello numero 403/2019, l’Agenzia delle Entrate non solo fornisce chiarimenti sulle regole da seguire, ma fa emergere anche un punto interessante: per i documenti informatici è ammessa anche la conservazione cartacea.

Nel testo si legge:

“Per quanto attiene alla modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, si osserva che, diversamente dalle fatture elettroniche - per le quali l’articolo 39 del dpr n. 633/1972, impone la conservazione elettronica - per gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste analoga previsione.

Nel caso di specie, pertanto, l’istante può scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico”.

Nota spese dipendenti, conservazione cartacea o digitale?

Se da un lato la precisazione dell’Agenzia delle Entrate è una possibilità offerta alle aziende per semplificare le procedure, dall’altro è un passo indietro dal digitale all’analogico.

Inoltre, il documento che puntualizza questo aspetto arriva dopo meno di un mese dalla risposta all’interpello numero 388 del 2019, che aveva già affrontato in maniera dettagliata le modalità di conservazione dei documenti informatici.

Per note e giustificativi di spesa, dunque, la conservazione viaggia su un doppio binario e il formato cartaceo di documenti informatici ha la stessa valenza di quello digitale.

In ogni caso, come specifica il testo, nel passaggio da analogico a digitale per i documenti che hanno rilevanza fiscale, come le note spese e i loro giustificativi, bisogna garantire le seguenti caratteristiche:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità;
• leggibilità.

Solo con queste garanzie i documenti possono essere dematerializzati e successivamente distrutti.

Alle stesse caratteristiche è subordinata, quindi, anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte, deducibilità in capo al datore di lavoro istante secondo l’articolo 95 del Testo Unico delle Imposte sui Redditi., non imponibilità in capo al dipendente secondo l’articolo 51, comma 5, del TUIR.

Agenzia delle Entrate - Risposta all’interpello numero 403 del 9 ottobre 2019

Interpello articolo 11, comma 1, lett. a), legge 27 luglio 2000, n. 212 - Decreto ministeriale 17 giugno 2014 - conservazione note spese.