Cos’è la fattura elettronica?

Cos’è la fattura elettronica, come funziona e perché se ne parla così tanto in questi giorni?

La fattura elettronica è un documento informatico, che dal 2015 è obbligatorio nel caso di rapporti commerciali tra aziende private e Pubblica Amministrazione. Per effetto di quanto previsto dalla Legge di Bilancio 2018, la fattura elettronica diventerà obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA (settore B2B) a partire dal prossimo 1° gennaio 2019, con l’unica eccezione del settore dei carburanti, nel quale l’e-fattura diventerà un obbligo già a partire dal prossimo 1° luglio 2018.

In questo intervento cerchiamo insieme di comprendere in cosa consista effettivamente la fattura elettronica. A questo proposito, una premessa è obbligatoria: alla domanda “cos’è una fattura elettronica” non si può/deve rispondere che si tratta di un documento in formato pdf. La fattura in formato .pdf non è una fattura elettronica.

Cos’è la fattura elettronica? La definizione formale

La fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (SdI), di cui al decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 marzo 2008, e da questo recapitato al soggetto ricevente.

La fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, conforme alle specifiche tecniche di cui all’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate numero 89757 del 30 aprile 2018.

La trasmissione telematica al SdI può riferirsi ad una fattura singola ovvero ad un lotto di fatture ai sensi dell’articolo 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

Fattura elettronica: cos’è? I dati obbligatori

La fattura elettronica contiene obbligatoriamente le informazioni stabilite dall’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 ovvero, nel caso di fattura semplificata, quelle stabilite dall’articolo 21bis del medesimo decreto, nonché le altre informazioni indicate.

A integrazione delle informazioni obbligatorie, il file della fattura elettronica consente di inserire facoltativamente ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori.

Come inviare e conservare la fattura elettronica

Per la predisposizione del file della fattura l’Agenzia delle entrate rende gratuitamente disponibili una procedura web, un’applicazione utilizzabile da dispositivi mobile (da ora in poi app) e un software da installare su PC.

Per la predisposizione del file della fattura da trasmettere al SdI con software privati sono utilizzate le specifiche tecniche di cui all’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate numero 89757 del 30 aprile 2018.

I cedenti/prestatori e i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente, ai sensi del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il SdI, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate, conforme alle disposizioni del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013.

Per usufruire del servizio di conservazione in oggetto il contribuente deve preventivamente aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate. L’adesione al servizio di conservazione e il successivo utilizzo del servizio stesso sono consentiti attraverso intermediari, anche diversi da quelli individuati dall’articolo 3 del d.p.r. 322/1998, appositamente delegati dal
cedente/prestatore o cessionario/committente.