Conservazione fatture elettroniche: adesione dal 3 maggio

Conservazione fatture elettroniche: dal 3 maggio 2019, e per i successivi 60 giorni, i contribuenti possono comunicare all’Agenzia delle Entrate l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione dei documenti fiscali e dei duplicati elettronici. Come funziona il meccanismo di conservazione?

In caso di mancata adesione, l’Agenzia memorizza, rende consultabile e scaricabile il file xml della fattura elettronica solo fino al momento in cui la fattura non viene recapitata. Una volta consegnato il documento, le informazioni relative a natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi oggetto dell’operazione vengono cancellate.

Nei mesi scorsi il meccanismo di conservazione delle fatture elettroniche è stato uno dei temi centrali nel botta e risposta tra l’Agenzia delle Entrate e l’Autorità Garante per la privacy. Regole non chiare sul sistema di memorizzazione dei contenuti e una mancata assunzione di responsabilità nel trattamento dei dati personali, le due principali motivazioni su cui il Garante ha basato le sue critiche.

Conservazione fatture elettroniche: l’adesione dei contribuenti entro il 3 maggio

Con il provvedimento numero 524526 del 21 dicembre 2018, l’Agenzia delle Entrate è intervenuta per aggiustare il tiro sulle criticità segnalate dall’Autorità inserendo le soluzioni emerse durante il tavolo tecnico congiunto.

E infatti il documento, che ha modificato i provvedimenti del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018 e del 5 novembre 2018, ha introdotto novità anche sul sistema di conservazione.

In primis ha chiarito il ruolo dell’Agenzia delle Entrate, che si è assunta la responsabilità del trattamento dei dati personali, ha stabilito la data del 3 maggio 2019 per l’adesione e ha dettagliato le regole che il meccanismo segue in base alle scelte operate dai soggetti coinvolti nelle operazioni.

I contribuenti hanno a disposizione 60 giorni, dal 3 maggio, per decidere se aderire. Per farlo è necessario collegarsi al portale Fatture e Corrispettivi e confermare la volontà di attivare il servizio che permette la conservazione delle fatture elettroniche, utilizzando l’apposita funzione del portale.

Per chi aderisce c’è sempre la possibilità di tornare indietro, comunicando al portale la volontà di revocare.

Il recesso è immediatamente efficace e comporta l’interruzione del servizio di consultazione di tutte le fatture emesse e ricevute.

Sul periodo di transizione, cominciato il 1° gennaio 2019 con l’introduzione dell’obbligo delle fatture elettroniche, il provvedimento chiarisce:

“Al fine di strutturare la funzionalità di adesione e consentire ai contribuenti che intendono aderire al servizio di poter consultare la totalità dei file delle fatture emesse/ricevute, fino al 3 maggio 2019, data di disponibilità della funzionalità di adesione, e per i sessanta giorni successivi, periodo previsto per effettuare l’adesione stessa, l’Agenzia procede alla temporanea memorizzazione dei file delle fatture elettroniche e le rende disponibili in consultazione, su richiesta, al cedente/prestatore, al cessionario/committente e agli intermediari da questi delegati.

Al cessionario/committente consumatore finale, su richiesta, al termine del periodo transitorio saranno rese disponibili in consultazione le fatture elettroniche ricevute.

La mancata adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici comporta la cancellazione dei file memorizzati nel periodo transitorio entro 30 giorni dal termine del periodo per effettuare l’adesione”.

L’Agenzia delle Entrate, al termine del periodo transitorio il 2 luglio 2019, cancellerà le fatture elettroniche memorizzate nei primi sei mesi di vita del documento fiscale nella sua versione 2.0. E i soli dati fattura verranno mantenuti per le previste attività istituzionali di assistenza e di controllo automatizzato, fino a che non saranno decorsi i termini per gli eventuali accertamenti - ovvero entro il 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento.

Con questo intervento al termine del periodo transitorio, l’Agenzia delle Entrate ha messo a punto il sistema di conservazione secondo le indicazioni del Garante.

Conservazione fatture elettroniche Agenzia delle Entrate: come funziona il servizio

Ma come funziona il meccanismo di conservazione? Quali dati riguarda? E inoltre le operazioni commerciali mettono in relazione più soggetti: in che modo le scelte di uno degli operatori coinvolti ricade sull’altro?

Nel provvedimento numero 524526 dell’Agenzia delle Entrate del 21 dicembre 2018 si chiariscono le regole, anche per chi sceglie di non attivare la funzione.

L’Agenzia delle Entrate rende disponibile, per la consultazione e l’acquisizione, l’intero file delle fatture elettroniche, e di conseguenza ne effettua la memorizzazione, solo nel caso in cui l’operatore IVA o il consumatore finale abbia effettuato espressamente l’adesione al servizio di consultazione, tramite l’apposita funzionalità disponibile sul portale.

I file delle fatture elettroniche memorizzati vengono cancellati entro 30 giorni dal termine del periodo di consultazione: 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio.

In presenza di adesione effettuata da almeno una delle parti, cedente/prestatore o cessionario/committente, l’Agenzia delle entrate memorizza i dati dei file delle fatture elettroniche e li rende disponibili in consultazione esclusivamente al soggetto che ha effettuato l’adesione.

Se nessuna delle due parti coinvolte ha effettuato l’adesione, l’Agenzia delle entrate, dopo l’avvenuto recapito della fattura al destinatario, cancella i dati dei file delle fatture elettroniche e memorizza esclusivamente i dati fattura che non riguardano la natura, la qualità e la quantità dei beni e dei servizi.

Se il consumatore finale non aderisce alla funzione di adesione, non ha disposizione per la consultazione nessun dato relativo alle fatture elettroniche ricevute.