Invio fattura elettronica tramite PEC: come funziona?

L’invio tramite PEC della fattura elettronica è una delle modalità di trasmissione previste dall’Agenzia delle Entrate.

Con l’avvio dell’obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 1° gennaio 2019 i soggetti obbligati titolari di partita IVA potranno scegliere di gestire il processo attivo di fatturazione in diverse modalità, tra cui appunto la trasmissione al SdI tramite PEC.

A spiegare come funziona l’invio della fatture elettronica tramite indirizzo mail PEC sono il provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 e le specifiche tecniche allegate, aggiornate ad ultimo il 10 ottobre.

Di seguito una breve guida con le istruzioni per l’invio della fattura elettronica a mezzo PEC secondo le regole per i soggetti passivi IVA illustrate dall’Agenzia delle Entrate.

Fattura elettronica: come funziona l’invio tramite PEC

Per inviare una fattura elettronica a mezzo PEC sarà innanzitutto necessario seguire le regole tecniche contenute nella Allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 relative alla predisposizione del file in formato XML.

L’invio al SdI del file della fattura elettronica potrà essere effettuato utilizzando il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Come fare e quali sono le istruzioni in merito?

In primo luogo sarà ovviamente necessario che il soggetto che emette la fattura elettronica sia titolare di un’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), gestito da uno dei soggetti iscritti all’elenco dei soggetti autorizzati dall’AgiD.

L’invio al SdI della prima fattura elettronica tramite PEC dovrà essere effettuato all’indirizzo generico riportato nelle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, ovvero:

[email protected]

Quello sopra riportato è l’indirizzo generico tramite il quale inviare soltanto la prima fattura elettronica. Per quelle emesse successivamente sarà il SdI, dopo ave riconosciuto il soggetto emittente, a comunicare un apposito indirizzo PEC per l’invio del file fattura.

Una volta inviata la prima fattura all’indirizzo generico SdI, verrà quindi comunicato al soggetto trasmittente l’indirizzo PEC da utilizzare per i successivi invii. Particolare attenzione bisognerà prestare alla correttezza dell’indirizzo utilizzato, per assicurarsi che il messaggio di posta elettronica contenente in allegato la fattura venga recapitato correttamente.

Si ricorda che l’utilizzo della PEC è ammesso anche in relazione alle modalità di ricezione delle fatture elettroniche.

Invio fattura elettronica tramite PEC: le istruzioni tecniche

Il file della fattura elettronica (o l’archivio compresso) dovrà essere inviato al SdI in allegato al messaggio di posta e con un unico messaggio sarà possibile inserire anche più allegati.

È bene ricordare che per l’invio della fattura elettronica tramite PEC bisognerà rispettare la dimensione massima di 30 MB, valore che costituisce il limite massimo entro il quale il gestore è tenuto a garantire il suo invio. Inoltre, il singolo file fattura non potrà essere di dimensione superiore a 5 MB.

Ricevute di accettazione e consegna della fattura elettronica tramite PEC

Una volta inviata la fattura elettronica tramite PEC all’indirizzo comunicato dal SdI al soggetto emittente verranno recapitate due diverse ricevute:

• la ricevuta di accettazione da parte del proprio gestore della PEC;
• la ricevuta di avvenuta consegna che attesta l’avvenuta trasmissione della fattura al SdI.

In merito all’ultima tipologia di ricevuta si ricorda che questa non attesta la correttezza della fattura e quindi l’emissione della stessa ma, dopo la consegna, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate effettuerà i dovuti controlli sul file.

Nel caso di errori la fattura potrà essere soggetta a scarto, che sarà comunicata mediante l’invio di apposite ricevute al soggetto emittente. Si ricorda che qualora scartata la fattura non si considera emessa e bisognerà effettuare un nuovo invio entro il termine di cinque giorni dalla data di consegna della ricevuta.