Avvocati, regole deontologiche e privacy: informativa unica per il trattamento dati

Nuove regole deontologiche per gli avvocati al fine di rispettare le disposizioni in materia di privacy e di trattamento dei dati personali in sede giudiziaria. Il regolamento approvato dall’Autorità Garante è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 15 gennaio 2019 ed autorizza anche alla semplificazione dell’informativa per i clienti.

Avvocati o praticanti iscritti ad albi o registri, sezioni ed elenchi, così come soggetti che svolgono attività di investigazione privata, dovranno rispettare le nuove regole deontologiche in materia di privacy conformi al GDPR, il Regolamento UE 2016/679.

Deontologia estesa anche ai soggetti che trattano dati personali in materia giudiziaria come liberi professionisti o in caso di mandato di assistenza o consulenza.

Per gli avvocati si chiude così il cerchio delle novità in materia di privacy: con l’aggiornamento e la verifica della conformità dei Codici deontologici, l’Autorità Garante fornisce ai professionisti del Foro tutte le indicazioni per la conformità al GDPR, con il nuovo trattamento dei dati conforme ai principi di accountability, privacy by design e privacy by default.

La novità principale riguarda la semplificazione dell’informativa al trattamento dei dati personali: potrà essere unica e fornita ai clienti anche mediante affissione nei locali dello Studio o sul proprio sito internet.

Di seguito le nuove regole deontologiche per avvocati e investigatori pubblicate in Gazzetta Ufficiale del 15 gennaio 2019.

Avvocati, ecco le nuove regole deontologiche sulla privacy

Il trattamento dei dati da parte dell’avvocato dovrà essere organizzato in maniera non automatica e secondo le modalità più adeguate, valutate caso per caso, al fine di garantire il rispetto die diritti, delle libertà e della dignità dei soggetti interessati.

Le modalità di trattamento idonee al fine del rispetto della privacy dovranno essere adottate dal titolare del trattamento, che potrà essere:

• un singolo professionista;
• una pluralità di professionisti, codifensori della medesima parte assistita o che, anche al di fuori del mandato di difesa, siano stati comunque interessati a concorrere all’opera professionale quali consulenti o domiciliatari;
• un’associazione tra professionisti o una società di professionisti.

Le persone che saranno autorizzate al trattamento dei dati giudiziari della parte difesa dovranno rispettate specifiche istruzioni, impartite per iscritto e formulate di modo da contenere indicazioni basate sul ruolo ricoperto (tirocinante, praticante, investigatore e via di seguito). Il tutto nel rispetto dei principi di liceità, proporzionalità e minimizzazione dei dati previsti dall’articolo 5 del GDPR.

Sono queste alcune delle indicazioni rivolte agli avvocati e contenute nel nuovo regolamento deontologico approdato in Gazzetta dopo la supervisione del Garante per la protezione dei dati personali.

Nel testo, che di seguito si mette a disposizione in versione completa, importanti novità e semplificazioni per quel che concerne l’informativa al trattamento dei dati personali.

Regolamento deontologico e privacy avvocati - pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 15 gennaio 2019

Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.

Informativa privacy avvocati semplificata: unica e anche affissa in Studio

L’avvocato potrà fornire in un unico contesto, anche mediante l’affissione nei locali di studio dello Studio o sul proprio sito internet, l’informativa sul trattamento dei dati personali prevista dall’articolo 13 del nuovo Regolamento UE in materia di privacy.

L’informativa potrà essere fornita anche utilizzando formule sintetiche e colloquiali. Una semplificazione notevole per gli avvocati quella contenuta nel nuovo decalogo deontologico.

Interessanti infine i chiarimenti in merito alla conservazione e alla cancellazione dei dati: non sarà automatica la dismissione dei dati dopo la definizione di un grado di giudizio o dopo la cessazione dello svolgimento di un incarico.

Rimandando al regolamento completo per tutti i dettagli, viene previsto che una volta estinto il procedimento o il rapporto di mandato, atti e documenti di difesa o di investigazione potranno essere conservati qualora risulti necessario in relazione a ipotizzabili altre esigenze difensive della parte assistita o del titolare del trattamento, ferma restando la loro utilizzazione in forma anonima per finalità scientifiche.

Se la conservazione si dovesse rende necessaria per adempiere ad un obbligo normativo, anche in materia fiscale, sarà necessario custodire soltanto i dati personali necessari ad adempiere all’obbligo.