Nell'ambito delle informazioni da inserire nei pubblici registri immobiliari, l'Agenzia delle Entrate invita a prestare particolare attenzione alla sezione D delle note. Nella compilazione devono essere rispettati i principi di liceità e minimizzazione nel trattamento dei dati personali
L’Agenzia delle Entrate fornisce le prime indicazioni operative da applicare ai pubblici registri immobiliari, contemperando l’esigenza di informazioni per il sistema della pubblicità immobiliare e la tutela dei diritti e la protezione dei dati personali.
La circolare numero 1 del 29 gennaio 2024 si sofferma sulle informazioni da inserire nell’esecuzione di diversi adempimenti nei registri immobiliari, tra i quali la trascrizione, l’iscrizione e l’annotazione.
In tali casi è infatti necessario presentare al conservatore il titolo con l’evento giuridico da pubblicare e la relativa nota in cui devono essere indicati gli elementi stabiliti dalle norme in vigore.
Il documento di prassi fa chiarezza in merito alla nota per individuare se i dati possano aprire questioni legate al trattamento dei dati personali.
Pubblici registri immobiliari: le istruzioni delle Entrate a tutela dei dati personali
Con la circolare numero 1 del 29 gennaio 2024, l’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti sulla gestione delle informazioni legate al trattamento dei dati personali, negli adempimenti legati ai pubblici registri immobiliari.
Il documento di prassi si concentra sulla corretta compilazione della sezione D delle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione.
- Agenzia delle Entrate - Circolare numero 1 del 29 gennaio 2024
- Pubblici registri immobiliari e normativa in materia di trattamento dei dati personali - Corretto utilizzo della Sezione D nelle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione.
Le precisazioni sono necessarie per contemperare due esigenze: quella di fornire le informazioni necessarie per la pubblicità immobiliare del titolo, originale o in copia conforme e liberamente consultabile, e la tutela della privacy.
Nella pubblicità immobiliare, il titolo potrebbe infatti riportare elementi non necessari e liberamente accessibili, così come la nota o la domanda.
Potrebbero ad esempio essere presenti informazioni relative a condanne penali, all’etnia di appartenenza o all’orientamento religioso o sessuale.
La progressiva digitalizzazione del sistema di pubblicità immobiliare permette libero accesso alle informazioni dei registri immobiliari, di conseguenza la tutela e la protezione dei dati personali necessitano di particolare attenzione.
L’Agenzia delle Entrate sottolinea quali sono i campi che richiedono cautela. Le note sono composte da quattro sezioni:
- sezione A, con i dati del titolo per eseguire la formalità;
- sezione B, con i dati catastali degli immobili;
- sezione C, con gli identificativi dei soggetti;
- sezione D, relativa a eventuali “altre informazioni, non codificabili nelle precedenti sezioni, ritenute ugualmente necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare nonché le informazioni previste ai fini dell’esecuzione della voltura catastale automatica”.
L’ultima sezione è quella che può prestarsi ai maggiori rischi per la tutela dei dati personali.
Pubblici registri immobiliari: attenzione nella compilazione della sezione D delle note
L’Agenzia delle Entrate sottolinea che le maggiori criticità e problematiche legate alla tutela della privacy si possono riscontrare principalmente nella sezione D delle note.
Le sezioni A, B e C hanno infatti una possibilità di compilazione obbligata, in quanto si devono indicare i seguenti dati:
- titolo;
- immobili;
- soggetti.
In merito il documento di prassi chiarisce quanto di seguito riportato:
“In tale ottica, i dati presenti in dette sezioni possono ritenersi lecitamente indicati, anche sotto il profilo della protezione dei dati personali, in quanto riportati in presenza di un’adeguata base giuridica rappresentata dall’obbligo normativo di indicazione imposto in materia di “tenuta di registri pubblici relativi a beni immobili”.”
Diverso è invece il caso della sezione D delle note, un campo che può essere compilato in modo libero.
In tale campo possono essere indicate eventuali altre informazioni ritenute necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare. Tale campo è rimesso alle valutazioni effettuate dalla parte richiedente.
Nel documento di prassi viene evidenziato che:
“la sezione D delle note appare l’ambito su cui concentrare l’attenzione, ai fini del rispetto dei principi di liceità e minimizzazione nel trattamento dei dati personali.”
Tale sezione potrebbe diventare ingiustificato veicolo di conoscibilità di dati non pertinenti alle esigenze di una compiuta pubblicità immobiliare.
L’Agenzia delle Entrate richiede particolare attenzione soprattutto alle categorie interessate:
Nel documento di prassi si invita ad utilizzare la sezione D:
“per l’indicazione delle sole informazioni specificamente previste da documenti di prassi e/o necessarie ai fini di una compiuta pubblicità. In particolare, occorre che la sezione D non venga impropriamente utilizzata per riportare informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell’atto ma non utili alla pubblicità stessa.”
Articolo originale pubblicato su Informazione Fiscale qui: Pubblici registri immobiliari: le istruzioni delle Entrate a tutela dei dati personali
