Controllo di gestione: perché istituire un sistema di rilevazione e controllo dei costi?

Sistema interno di rilevazione e controllo dei costi, business intelligence e controllo di gestione: perché conviene alle aziende?

Gli ultimi anni di forte crisi economica, sanitaria e di conseguenza sociale italiana ed internazionale, hanno acuito una tendenza comunque già evidenziata negli studi di tecnica economica industriale e commerciale: le aziende potenzialmente sane, specie se di rilevanti dimensioni, tendono a fallire più per l’incapacità di governare i costi che per l’incapacità di generare ricavi.

In altre parole, spesso si assiste a situazioni in cui l’azienda osservata è sana (quindi in grado di sviluppare un buon volume di ricavi) ma non riesce a governare, ovvero rilevare e prevedere per tempo, l’andamento dei costi da sostenere per lo svolgimento dell’attività aziendale.

È per questo motivo che occorre dotarsi di un buon sistema di rilevazione e controllo dei costi: analizziamo scopi e requisiti di un sistema di questo tipo.

Controllo di gestione, sistema di rilevazione e controllo dei costi: gli scopi

Dunque perché istituire all’interno della propria azienda un accurato controllo di gestione in termini di rilevazione e controllo dei costi? Quali sono i vantaggi?

Le analisi empiriche ci consentono di individuare almeno tre grandi obiettivi che un buon sistema di rilevazione e controllo interno dei costi consente alla propria azienda di perseguire

• un sistema di rilevazione e controllo dei costi ben strutturato consente innanzitutto di individuare gli elementi quantitativi necessari per la determinazione dei prezzi di vendita;
• un sistema di rilevazione e controllo dei costi ben impostato consente, inoltre, di dotarsi di tutti gli strumenti (reportistica aziendale) necessari per monitorare l’andamento economico dell’azienda;
• un sistema di rilevazione e controllo dei costi consente di interpretare i dati disponibili ed implementarne l’utilizzo rispetto al set delle potenziali decisioni che l’imprenditore deve assumere.

Controllo di gestione, sistema di rilevazione e controllo dei costi: i requisiti

Una volta fissati gli obiettivi che il sistema aziendale interno di rilevazione e controllo dei costi deve perseguire, occorre poi individuare quali requisiti debbano essere rispettati per avere un controllo di gestione di qualità.

Anche qui facciamo riferimento alle ricerche ed analisi empiriche della tecnica economica industriale e commerciale per fissare quelli che sono i requisiti imprescindibili per dottrina e professionisti del settore:

• equità, nel senso che un sistema di controllo di gestione deve consentire di attribuire ad ogni prodotto tutti i componenti di costo ad esso riferibili, senza “mischiare le carte” ovvero attribuire in modo non equilibrato le componenti di costi indiretti ai vari prodotti;
• analiticità, nel senso che i costi devono essere dettagliati voce per voce e documento per documento;
• affidabilità, nel senso che i dati su cui si lavora devono essere inseriti ed elaborati correttamente dalla funzione aziendale di riferimento (area aziendale dell’ amministrazione e controllo);
• operatività, nel senso che un buon sistema di rilevazione e controllo dei costi non può prescindere dalla distinzione tra costi fissi e costi variabili.

Quando tutti questi requisiti sono verificati è possibile implementare il controllo di gestione dei costi, avvalendosi anche dei moderni strumenti oggi messi a disposizione dall’information e communication technologies: dalla business intelligence al semplice (ma sempre utile se ben impostato) foglio elettronico Excel.