Fatturazione elettronica: è ora di cambiare software? Le valutazioni da fare

Il processo di fatturazione elettronica va ben oltre la fase di predisposizione e trasmissione del file XML.

Come noto, dall’emissione dell’e-fattura conseguono una serie di ulteriori adempimenti centrali per le imprese, non solo dal punto di vista fiscale ma anche sul fronte più generale del monitoraggio dell’andamento della propria attività.

È quindi evidente che bisogna avere a disposizione gli strumenti giusti per poter leggere e interpretare i dati a propria disposizione, ed è quindi fondamentale partire dalla scelta di un software di fatturazione elettronica e gestione aziendale che consenta di mantenere costantemente il controllo della propria attività.

L’utilizzo di programmi obsoleti, incompleti e non integrati rappresenta ad oggi un punto di debolezza, ed è pertanto necessario valutare soluzioni alternative che consentano di ottimizzare i processi lavorativi.

Fatturazione elettronica: è ora di cambiare software? Le valutazioni da fare

L’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, che nel 2024 ha compiuto un nuovo passo con l’estensione generalizzata a tutte le partite IVA, ha rappresentato un punto di svolta sul fronte della digitalizzazione della vita d’impresa.

Poter contare su un software di fatturazione elettronica adeguato è ad oggi fondamentale, e non solo per la gestione degli adempimenti fiscali.

Nel corso degli anni si sono diffuse soluzioni tecnologiche innovative e sempre più integrate con i diversi processi aziendali, che oltre alla gestione del processo di fatturazione elettronica consentono di poter monitorare l’intero flusso delle attività in modo semplice e veloce.

La scelta del software da utilizzare in azienda è quindi fondamentale. È necessario che consenta di predisporre e inviare le fatture in modo veloce e senza intoppi, così come è centrale che permetta di gestire anche l’emissione di altri documenti di vendita così come di monitorare incassi e pagamenti.

Se la soluzione adottata non è in linea con questi standard minimi, è ora di cambiare.

Quali sono quindi le valutazioni da fare per capire se è tempo di virare verso un nuovo software gestionale?

1. Il tuo software è lento, difficile da utilizzare e poco intuitivo: non è più tempo di accontentarsi, ed è bene guardarsi intorno per individuare sul mercato soluzioni tecnologiche maggiormente in linea con l’ormai rodato processo di digitalizzazione della gestione aziendale;
2. oltre la fatturazione elettronica c’è di più: per ottimizzare i processi di lavoro è indispensabile poter contare su software che consentano di gestire anche altre aree aziendali, dai pagamenti fino alle scadenze;
3. scarso utilizzo dei dati a propria disposizione: l’invio delle fatture elettroniche consente di avere a propria disposizione, in maniera più immediata, dati centrali per monitorare l’andamento dei propri affari. Se il software in utilizzo non consente di analizzare gli indicatori centrali per valutare l’andamento dei propri affari, è tempo di cambiare.

Dalla fatturazione elettronica tutti i dati per gestire la propria attività: la scelta del miglior software gestionale

Accontentarsi di un software obsoleto, non aggiornato e poco funzionale per il timore di cambiare non è la scelta ottimale.

Per le aziende e i professionisti che le assistono è quindi tempo di individuare soluzioni più in linea con il processo ormai avviato di digitalizzazione e integrazione di tutte le funzioni aziendali.

Per chi è intenzionato a cambiare software di fatturazione elettronica è quindi tempo di valutare la soluzione sul mercato più idonea alle proprie esigenze, avendo cura di studiare le funzionalità offerte e le caratteristiche d’accesso e di utilizzo.

Esistono software, come Fatture in Cloud, che consentono di gestire non solo la fatturazione elettronica, ma anche altri ambiti dell’attività e di avere a disposizione tutti i dati utili per il monitoraggio della propria impresa.

Oltre alla gestione delle fatture di ogni tipo in modo semplice e veloce, queste soluzioni consentono di gestire preventivi, scadenzario e prima nota, ma non solo.

Con un unico software è possibile creare e inviare preventivi, ordini, documenti di trasporto e altri documenti aziendali, così come è possibile gestire il flusso di incassi e pagamenti.

Inoltre, Fatture in Cloud grazie all’integrazione con TS Pay, rende disponibile il POS digitale integrato per rispettare gli obblighi in materia di pagamenti tracciabili. In pochi passaggi e senza dover accedere al proprio conto corrente online, è inoltre possibile disporre bonifici in sicurezza.

Non da meno è la funzionalità che agevola lo scambio di informazioni e la collaborazione con il commercialista, che potrà accedere ai dati in maniera gratuita e scaricare le fatture da registrare, senza il rischio di incorrere in sanzioni in caso di ritardi.

Il software consente inoltre di monitorare l’andamento dei propri affari sul fronte di fatturato, costi, pressione fiscale così come i singoli report relativi ai clienti, ai fornitori e ai prodotti.

Infine, Fatture in Cloud, grazie a un proprio App Store, permette l’integrazione con altri programmi di utilizzo aziendale (come il CRM e i software di finanza), così da facilitare il controllo dei dati e della situazione aziendale.

La scelta del software di fatturazione elettronica passa dalla valutazione delle esigenze aziendali

Per valutare quale sia il software di fatturazione elettronica più idoneo alle proprie esigenze non si può che partire dall’analisi della situazione aziendale.

In prima battuta, quindi, saranno la frequenza di fatturazione, così come gli obblighi connessi o ancora tipologia di attività commerciale o professionale svolta a determinare quale tipologia di soluzione adottare in azienda.

Esistono poi esigenze specifiche che vanno oltre l’esecuzione degli adempimenti prescritti dalle norme fiscali e non.

Ad esempio, per chi lavora per lo più fuori dalla sede aziendale diventa rilevante poter contare su un software accessibile anche da mobile (smartphone o tablet), così come in cloud.

Centrale è anche la possibilità di poter lavorare in modo fluido con i propri consulenti.

È pertanto rilevante, per chi affida a professionisti la gestione aziendale e contabile, avere la possibilità di poter condividere gratuitamente e senza intoppi gli accessi al software per la fatturazione elettronica con il proprio commercialista.

Condivisione necessaria anche per le aziende più strutturate, per le quali è fondamentale che il software adottato preveda la possibilità di aggiungere più utenti e di lavorare in team.

La scelta non può quindi che partire dall’analisi della propria struttura aziendale. Adottare soluzioni complete, come Fatture in Cloud, consente in ogni caso di scegliere la licenza migliore per le esigenze della propria attività.

È quindi tempo di cambiare e provare, gratuitamente per un mese, tutte le funzionalità che Fatture in Cloud mette a disposizione di imprese e professionisti.